Mình được biết đến cuốn sách “Được việc” khi vào Hamsa và đang trong quá trình học hỏi thêm nhiều kỹ năng về “Được việc”. Khi đọc đến chương 4, mình thật sự rất ấn tượng về quy tắc Horenso được tác giả nói đến. Chắc hẳn có rất nhiều người biết đến quy tắc này nhưng còn mình thì mới lần đầu nghe đến. Vì thế mình cũng đã “mầy mò” tìm hiểu về nó. Hãy cùng xem quy tắc Horenso thú vị như thế nào nhé?!
Horenso là…
Horenso là quy tắc làm việc quan trọng của người Nhật. Quy tắc này được nhiều người biết đến, tuy nhiên khi đến Hamsa mình mới được thực hành nó qua môi trường làm việc và qua cuốn sách “Được việc”. “Horenso” là viết tắt của 3 thành tố: Hokuko – Báo cáo, Renraku – Liên lạc và Sodan – Thảo luận. Ba thành tố này được coi là 3 kỹ năng giao tiếp cơ bản trong làm việc nhóm. Với quy tắc Horenso mọi người có thể nắm bắt thông tin dễ dàng và đưa ra những giải pháp kịp thời cho công việc của mình. Hãy cùng tìm hiểu 3 thành tố trong quy tắc Horenso nhé!
Hokuko hay báo cáo là một nhiệm vụ bắt buộc trong quá trình làm việc. Bạn phải thông báo cho những bên liên quan những thông tin về công việc: khó khăn gặp phải, tiến độ đến đâu,… để có thể đưa ra những biện pháp kịp thời, giảm sự ách tắc công việc. Vậy làm thế nào để báo cáo thông tin một cách chính xác và kịp thời nhất?
Đó là liên lạc kịp thời dựa trên nguyên tắc của Renraku: Tin xấu báo trước, tin tốt báo sau, chủ động liên lạc. Đối với những công việc mang tính cấp bách mình thường liên lạc trực tiếp với những người liên quan để không làm ách tắc, ảnh hưởng đến công việc chung. Khi liên lạc mình cũng rất cẩn thận trong việc đảm bảo thông tin đến được nơi cần tiếp nhận và người tiếp nhận hiểu đúng thông điệp của người truyền tải.
Nếu Renraku giúp mình liên lạc kịp thời để giảm ách tắc công việc thì Sodan là giải pháp để mình giải quyết những vấn đề khó khăn. Trong quá trình làm việc, bất kể lúc nào cảm thấy không chắc chắn với cách làm của mình, đi hỏi ý kiến người khác là cách giải quyết tốt nhất. Đừng tự giải quyết một mình nhé!. Theo mình, bạn nên tạo ra danh sách những người có thể hỏi, duy trì sự liên lạc để có thể hỏi ý kiến khi cần. Còn đối với việc phức tạp thì hỏi ý kiến một người có thể là chưa đủ, nên yêu cầu tổ chức một cuộc họp nhiều bên để thảo luận. Và luôn lắng nghe ý kiến của mọi người, tiếp nhận những điều mới mẻ để tìm ra phương án tốt nhất nhé!
Với việc tìm hiểu về quy tắc Horenso và được áp dụng vào thực tế tại Hamsa mình nhận thấy nó thật sự hữu ích cho quá trình cũng như tiến độ công việc của mình. Vậy lý do vì sao Horenso lại tạo nên hiệu suất công việc tốt như vậy. Cùng mình tìm hiểu nhé!
Đầu tiên đó là “Báo cáo”. Hokuko thật sự có vai trò quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu công việc của mình. Báo cáo giúp sếp và đối tác tiếp nhận đầy đủ thông tin về công việc: tình hình, tiến độ, đang theo đúng kế hoạch hay bị chậm, trở ngại gặp phải,… từ đó sẽ có những phản hồi thích hợp. Và ngược lại, không báo cáo thông tin sẽ bị thiếu, các bên liên quan sẽ không biết về tình hình công việc gây ra sự ách tắc và những lo âu không đáng có, khó đưa ra quyết định kịp thời.
Để không làm “khó xử” cho hai bên thì việc báo cáo cần cập nhật thường xuyên và theo định kỳ. Khi kết thúc công việc được giao đó chính là lúc mình thông báo rằng đã hoàn thành và đang đợi review từ đồng nghiệp/cấp trên. Còn đối với những công việc dài hạn bạn cần cập nhật tiến độ liên tục: không thuận lợi hoặc có vấn đề để sếp có thể đưa ra những giải pháp quan trọng. Không chỉ đối với công việc mà khi tham gia họp bạn nên chuẩn bị đầy đủ những thông tin cần báo cáo để cuộc họp đạt kết quả tốt nhất. Đương nhiên sẽ có trường hợp báo cáo bất ngờ, điều bạn cần làm là hãy luôn sẵn sàng với một hệ thống thông tin chất lượng và nhanh chóng.
Ngoài việc báo cáo kịp thời, thông tin truyền tải phải dễ hiểu đối với người tiếp nhận, ngắn gọn, trực tiếp và chính xác. Và cũng đừng quên nguyên tắc Renraku nhé!
Nguyên tắc Renraku được áp dụng vào trong công việc nhằm mục đích chia sẻ thông tin và hợp sức ra quyết định. Công việc bạn đang làm có vấn đề? Hãy liên lạc ngay lập tức để không làm ảnh hưởng đến mục tiêu công việc. Liên lạc không chỉ giúp bạn tương tác với đồng nghiệp/sếp mà còn để bạn có cơ hội tương tác với khách hàng tạo ra nhiều mối quan hệ tốt. Chính vì điều đó mà bạn nên liên lạc kịp thời, việc cấp bách nên liên hệ trực tiếp thay vì gửi qua email/slack.
Kỹ năng tiếp theo đó là Sodan. Thành tố này được áp dụng vào công việc với mục đích giải quyết vấn đề. Không phải công việc lúc nào cũng thuận lợi mà bạn có thể gặp những tình huống khó giải quyết. Lúc này bạn cần một buổi thảo luận để xin ý kiến đưa ra những quyết định đúng đắn đồng thời giảm ách tắc công việc đưa công việc đạt đến mục tiêu đã định. Để có một buổi thảo luận tốt bạn nên chuẩn bị thật kỹ đầy đủ dữ liệu, bố trí thời gian hợp lý để có những phản hồi tốt nhất từ những bên liên quan. Bạn nên lắng nghe, tiếp thu và tham vấn những ý kiến được nêu ra trong cuộc thảo luận. Hãy tôn trọng mọi ý kiến nhé!
Để có thể áp dụng quy tắc Horenso vào công việc một cách hiệu quả, ngoài việc tìm hiểu sâu về ba thành tố mà mình nhận thấy cần phải kết hợp ba kỹ năng đó một cách hài hòa và phù hợp thì mới có thể tạo nên sự “hoàn hảo” trong cách làm việc. Nghe có vẻ “mông lung” nhỉ!? Vậy thì mình sẽ giới thiệu cho các bạn về “Horenso và Hamsa” thú vị như thế nào nhé!
Tại Hamsa, việc báo cáo được mọi người ứng dụng linh hoạt. Trong quá trình làm việc nếu gặp phải những khó khăn chúng mình sẽ thông báo trực tiếp cho sếp hoặc đồng nghiệp để có thể tìm được phương án giải quyết kịp thời. Nhưng đối với công việc dài hạn thường sẽ có thời gian hợp lý để tổ chức cuộc họp thông báo thông tin với mục đích xác nhận tiến độ công việc đang thực hiện. Ngoài ra để có thể update lại tình hình công việc, Hamsa thường có thêm những cuộc họp khác như: Daily Checkin, Weekly Checkin,… để mọi người có thể nắm rõ mục tiêu công việc và có những giải pháp tiếp theo cải thiện tốt hơn.
Ngoài việc thông báo trực tiếp thì chúng mình thường liên lạc gián tiếp thông qua email, slack để không làm gián đoạn đến sự tập trung của mọi người. Bởi vì với lượng công việc nhiều và phức tạp nên không phải lúc nào cũng có “free time”. Nhưng đó chỉ là đối với những vấn đề chưa phải thực sự khó khăn. Còn đối với những thông tin cấp bách cần phải báo ngay mà sếp/đồng nghiệp cũng đang “busy” thì phải làm thế nào? Điều đó không thành vấn đề đối với Hamsa-ers, chúng mình thường sử dụng những tờ giấy note để ghi lại những điều quan trọng và đặt trên bàn làm việc để sau khi xong việc sếp/đồng nghiệp sẽ xem. Điều này vừa giúp mình truyền tải thông tin được kịp thời và cũng không làm ảnh hưởng đến công việc của người khác. Và cách này cũng có được phản hồi nhanh chóng không kém gì cách liên lạc trực tiếp đâu nhé! Vì thế mà cả Hamsa luôn có sự kết nối với nhau rất mật thiết về con người cũng như công việc. Nhờ vào đó mà mọi vấn đề đều được giải quyết, giải tỏa được áp lực công việc. Nhưng không phải vấn đề nào cũng có thể giải quyết được ngay mà có nhiều vấn đề phức tạp cần phải thảo luận để đưa ra quyết định phù hợp.
Khi nói đến các buổi thảo luận hay còn gọi là các cuộc họp bàn bạc, hội ý thì ngoài những cuộc họp đã được lên lịch sẵn cũng có thể phát sinh thêm những cuộc họp gấp để thảo luận về vấn đề khó giải quyết. Không biết ở nơi khác có như vậy không nhưng điều này chính là sự linh hoạt của Hamsa trong cách giải quyết công việc. Trong khi làm việc đương nhiên sẽ có phát sinh vấn đề nan giải và như Renraku, chúng mình thường sẽ liên lạc kịp thời với team/sếp để cùng nhau tìm ra hướng đi tốt nhất. Mặc dù không phải lúc nào mọi việc cũng thuận lợi nhưng với việc áp dụng Sodan thì kỹ năng giải quyết vấn đề của Hamsa-ers ngày càng được nâng cao. Không chỉ thế mà mọi người ở Hamsa cũng có được kỹ năng phân tích các ý kiến để có thể chọn lọc ra ý tưởng tốt thông qua các cuộc họp thảo luận.Và ngoài việc đóng góp ý kiến thì cũng có những phê bình, nhưng vì sự yêu thích và mục tiêu công việc nên mọi người rất tôn trọng những ý kiến đó với thái độ “very happy”. Để có thể tổng hợp được những ý kiến trong cuộc họp mà không bị quên chúng mình thường ghi chép lại để dễ dàng phân tích và biết đâu lại có thể áp dụng cho những vấn đề khó khăn sau này.
Trên đây là những điều về Horenso mình tìm hiểu được, mong rằng sẽ phần nào giúp ích cho quá trình làm việc của các bạn. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các kỹ năng hãy lựa chọn cuốn sách “Được việc”, còn nếu muốn trải nghiệm thực tế thì hãy đến Hamsa nhé! Hamsa luôn chào đón các bạn.