Scrum Framework là một phương pháp được sử dụng rộng rãi để đảm bảo rằng tất cả các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và kết quả cuối cùng có giá trị cao nhất. Gần đây, ngày càng nhiều tổ chức bắt đầu áp dụng phương pháp luận Scrum để tạo ra một môi trường Agile hơn cho các dự án của họ. Từ việc được bắt đầu trong lĩnh vực phát triển phần mềm công nghệ, nhưng hiện tại Scrum đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành.
Quy trình Scrum hoạt động theo từng bước lặp lại được gọi là Sprint trong toàn bộ thời gian tồn tại của dự án. Bước đầu tiên để bắt đầu bất kỳ lần lặp lại hoặc chạy Sprint là lập kế hoạch cho nó. Đây là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của Sprint. Trong bài viết này, hãy khám phá lập kế hoạch Sprint là gì và những điểm cần giải quyết trong cuộc họp này.
Giải thích định nghĩa trong bài:
Scrum: Scrum là một khung làm việc để phát triển bền vững các sản phẩm phức tạp. Có thể hiểu đây là khung tổ chức công việc tổng quát hướng đến phát triển các sản phẩm phức tạp, chủ yếu là phần mềm. Tuy vậy, Scrum có thể được dùng như là nền tảng tổ chức các công việc khác nhau, từ quản trị dự án linh hoạt nói chung, đến phát triển sản phẩm, thực hiện các chiến dịch marketing, tổ chức dạy học, hoặc những công việc cá nhân khác. Cần lưu ý rằng Scrum là một khung làm việc (framework) chứ không phải một phương pháp (method) cụ thể.
Agile: Agile thực chất là một triết lý hay một khung tư duy để nhanh chóng thích ứng và phản hồi với thay đổi, từ đó đạt được thành công trong một môi trường liên tục biến động và không chắc chắn.
Agile là một phương pháp, bao gồm những giá trị cốt lõi và nguyên tắc nhất định còn Scrum là quy trình “hiện thực hoá” những giá trị và nguyên tắc của Agile.
Sprint planning là gì? Khi nào cần tổ chức Sprint planning?
Như bạn có thể biết, mọi dự án trong Scrum được chia thành các khối thời gian được gọi là Sprint. Chúng thường kéo dài trong 2-4 tuần.
Sprint planning là một sự kiện trong khuôn khổ Scrum, diễn ra trước khi bắt đầu mỗi sprint mỗi Sprint. Tại đây, mỗi team sẽ xác định các hạng mục backlog mà họ sẽ làm việc trong Sprint đó và chia làm 2 phần riêng biệt. Phần một trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta sẽ làm gì?”. Phần hai nhằm trả lời câu hỏi: ”Chúng ta sẽ làm như thế nào và Tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria – AC) của chúng ta là gì?”
Việc lập kế hoạch cho Sprint trong bao lâu phụ thuộc vào thời gian của Sprint đó. Ví dụ, nếu thời gian của Sprint là 1 tuần, kế hoạch Sprint nên kéo dài khoảng 2 giờ. Khi thời gian Sprint tăng, thời lượng dành cho Sprint planning cũng tăng theo tỷ lệ thuận. Nếu nước rút kéo dài trong 4 tuần, việc lập kế hoạch cho Sprint nên được thực hiện trong 8 giờ.
Ai sẽ tham gia Sprint planning?
Việc lập kế hoạch cho Sprint sẽ liên quan đến toàn bộ nhóm, và được chia ra làm 3 nhóm chính:
Product Owner (PO): chịu trách nhiệm thiết lập mục tiêu của Sprint và quản lý backlog. Họ cũng sẽ cần xác định xem những nhiệm vụ nào đang tồn đọng để đóng góp vào mục tiêu cụ thể đó. PO bắt buộc tham gia vào Phần 1 của chương trình và có thể vắng mặt ở Phần 2 nhưng phải đảm bảo sẵn sàng các thắc mắc của Nhóm phát triển.
Nhóm Phát triển: những thành viên này bắt buộc phải có mặt trong cuộc họp để xác định và chọn lựa lượng công việc sẽ làm trong Sprint tới dựa trên lượng công việc hoàn thành trong các Sprint trước đó.
Scrum Master (SM): sẽ tạo điều kiện cho cuộc họp lập kế hoạch Sprint và đảm bảo rằng cuộc thảo luận có hiệu quả. Ngoài ra, SM còn đưa ra những mục tiêu và kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ có trong Sprint đó.
Mục đích của sprint planning
Mục đích của việc lập kế hoạch Sprint là xác định những gì có thể được chuyển giao trong sprint và cách thức đạt được công việc đó. Nó thiết lập một mục tiêu chung cho cả nhóm và mọi người tập trung để đạt được mục tiêu đó trong Sprint.
Cuộc họp này là một cơ hội để tập hợp toàn bộ nhóm lại với nhau và cộng tác để xác định những gì mọi người chịu trách nhiệm trong giai đoạn nước rút tiếp theo.
Quy trình diễn ra buổi Sprint planning
Phần 1: Xác định mục tiêu của Sprint
Phần một của cuộc họp lập kế hoạch sprint, PO trình bày mục tiêu mong muốn đạt được trong Sprint này, hoặc nhắc lại mục tiêu thống nhất với nhau từ đầu quý/tháng. Tiếp đến, PO trình bày cho Nhóm phát triển hiểu rõ thêm những hạng mục trong Product Backlog mà có khả năng được đưa vào thực hiện trong Sprint này.
Sau khi PO trình bày, các thành viên sẽ đưa ra câu hỏi để làm rõ những thắc mắc của mình. Thường sẽ có một buổi làm mịn Backlog trước, vì vậy trong buổi Sprint planning này sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc giải đáp thắc mắc của thành viên.
Tiếp đến, các thành viên cân nhắc số lượng công việc trong Backlog mình sẽ đảm nhiệm trong Sprint tới dựa trên lượng công việc của các Sprint cũ. Bước này cũng quan trọng bởi bạn nên lựa chọn sao cho phù hợp với năng lực, tránh tình trạng nhận quá nhiều, không đảm đương hết nhiệm vụ hoặc nhận quá ít dẫn đến thừa thời gian.
Ngoài ra, để tránh ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất chung của nhóm, các thành viên nhà Hamsa luôn báo cáo luôn các lịch bận hay vướng mắc trong tuần để thành viên còn lại nắm được và có cách để phân bổ công việc ngay từ đầu buổi Planning.
Vào cuối phần 1, nhóm sẽ chọn một mục tiêu của Sprint và các thành viên Nhóm phát triển cũng biết được tổng quan công việc mà mình thực hiện trong Sprint này.
Phần 2: Thống nhất lại các tiêu chí đánh giá và cách thực hiện các mục tiêu
Ở phần 2, các thành viên sẽ thảo luận chi tiết hơn về các nhiệm vụ đã chọn trong hạng mục Backlog cũng như sẽ lập kế hoạch chi tiết, chia nhỏ, phân tách chúng thành danh sách các công việc cụ thể.
Sau khi đã xác định đầu mục công việc, nhóm sẽ cùng nhau thống nhất thời gian và nỗ lực team cần để hoàn thành các hạng mục. Với các Sprint đầu, chưa có “thời gian”, “điểm” của các task cụ thể, các thành viên sẽ phải ngồi cùng nhau và thống nhất xem mỗi task sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành và mức độ điểm tương xứng với nó là bao nhiêu.
Đây là lúc Hamsaers sẽ tận dụng các quân bài Planning Poker để thống nhất về chúng. Hoạt động này khá thú vị nhưng cũng không kém phần “ồn ào” bởi sẽ diễn ra những màn phản biện đầy thú vị của các thành viên.
Cuối cùng, khi đã thực hiện các bước trên, có sự thống nhất về thời gian, điểm của các hạng mục cũng như khối lượng công việc của từng người, trong nhóm có thể có người chủ động nhận thêm hoặc trao đổi với thành viên khác.
Tại Hamsa, mỗi team sẽ có 1 lịch chạy Sprint khác nhau, và việc tổ chức Sprint Planning cũng như các cuộc họp khác sẽ không trùng nhau. Tuy nhiên, độ dài Sprint vẫn thường là 2 tuần. Với team Talent Acquisition, chúng mình chọn thời điểm bắt đầu mỗi Sprint là vào thứ 4 và sẽ tránh được tình trạng thông thường là chọn thời điểm bắt đầu vào thứ 2. Bởi sau khi chạy các hạng mục công việc, đến cuối tuần, mọi người thường có tâm lí chung đó muốn nghỉ ngơi hoặc chạy gấp rút các deadlines cho “xong”. Vì vậy, chất lượng công việc sẽ không được đảm bảo.
Lợi ích của sprint planning tới Hamsa
Thúc đẩy thành viên hoàn thành đúng hạn
Một khi năng lực của từng thành viên trong nhóm được thảo luận và đưa ra một kế hoạch Sprint tích cực, sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Tất cả các mục tiêu đều được thực hiện một cách thực tế và có thể đạt được, có nghĩa là có ít khả năng xảy ra bất kỳ tình huống căng thẳng nào hơn và cũng có thể tránh được kiệt sức.
Biết được vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan
Đây là một cơ hội tuyệt vời để tập hợp cả nhóm lại với nhau và cộng tác để thiết lập những gì mọi người chịu trách nhiệm trong giai đoạn Sprint tiếp theo!
Khi trong nhóm có nhiều thành viên, sẽ rất khó xác định chính xác những gì họ đang làm trong mỗi Sprint, và mọi người chưa hiểu hết tại sao các thành viên lại làm những nhiệm vụ đó.
Việc tổ chức Sprint planning giúp nhóm làm việc cùng nhau dễ dàng hơn, đặc biệt là cùng đồng thuận về mục tiêu, cam kết, sự phân chia nhiệm vụ của team.
Giúp nhóm tránh được tình trạng quá tải
Việc lập kế hoạch cho Sprint tạo ra một nền tảng giao tiếp, nơi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về khả năng và từ đó, ước tính được khối lượng công việc của mình. Khi Hamsaers có ý tưởng rõ ràng về khả năng của mình, họ có thể đặt ra các mục tiêu thực tế cho Sprint hiện tại.
Việc này sẽ giúp nhóm không bị kiệt sức hoặc đặt ra những mục tiêu không thể đạt được. Ngoài ra, cũng giúp Hamsaers không lâm vào tình trạng nhận quá nhiều hay quá ít khối lượng công việc.
Những điều cần lưu ý để buổi Sprint planning đạt hiệu quả cao
Lập kế hoạch Sprint đòi hỏi sự ước tính chính xác với năng lực
Nhóm cần xác định những gì có thể hoặc không thể thực hiện trong Sprint: nỗ lực ước tính so với năng lực. Ước tính thường bị nhầm lẫn với các cam kết. Ước tính về bản chất là dự báo dựa trên kiến thức có trong tay.
Việc ước lượng tốt đòi hỏi một môi trường dựa trên sự tin cậy, nơi thông tin được đưa ra một cách tự do và các giả định được thảo luận để theo đuổi việc học hỏi và cải tiến.
Đặt mục tiêu
Một trong những điều cần thiết trong Sprint planning là một mục tiêu chung. Nếu nhóm của bạn bắt đầu lập kế hoạch cho Sprint mà không có mục tiêu, điều đó sẽ làm giảm khả năng mang lại kết quả tốt nhất của nhóm bạn. Ngoài ra, mục tiêu sẽ hướng nhóm đưa ra các quyết định đúng đắn hơn trong việc thực hiện công việc.
Sắp xếp cuộc họp
Bạn nên có sự đảm bảo trong việc lập kế hoạch cho một Sprint planning và các thành viên trong nhóm của bạn nên biết tới cuộc họp. Nếu team bạn đang Work from home, hãy nhớ thiết lập cuộc gọi video trên các nền tảng ứng dụng và gửi lời mời đến các thành viên.
Xử lý công việc tồn đọng trước cuộc họp lập kế hoạch Sprint
Vào cuối Sprint, sẽ luôn có một số công việc chưa hoàn thành. Đảm bảo nhóm của bạn không lãng phí thời gian của họ trong quá trình lập kế hoạch chuyển giao hoặc ước tính lại các hạng mục tồn đọng.
Chuẩn bị kỹ lưỡng và ưu tiên công việc trong Sprint trước là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian trong các Sprint planning và sẽ có ít cuộc thảo luận hơn về các hạng mục Sprint riêng lẻ khác. Nếu cần, hãy tập hợp nhóm của bạn lại với nhau trước Sprint planning để cùng nhau giải quyết công việc tồn đọng và tinh chỉnh nó.
Đơn giản hơn, chỉ cần thêm hoặc chuyển các công việc còn lại trở lại Product Backlog sau này trong Sprint.
Xác định thời gian nhóm có trong Sprint
Thông thường, ở các công ty khác, một ngày làm việc có 8h, nhưng tại Hamsa, một ngày làm việc được rút ngắn xuống còn 7,5h và 30 phút sẽ dành cho các thành viên tự sắp xếp công việc riêng.
Thực tế trong 7.5h đó, thời gian tập trung vào công việc của một người cao nhất khoảng 6h vì còn nhiều việc khác đan xen như họp hành, cà phê,…
Vì vậy mỗi Sprint, các thành viên nên báo cáo ngay từ đầu xem mình có lịch bận gì trong sprint đó không và cả nhóm sẽ cộng thời gian chung lại.
Ngoài ra, nhóm cũng nên ghi lại các ngày nghỉ, ngày lễ và các sự kiện khác để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến tốc độ Sprint.
Từ đó, ta có tổng thời gian của nhóm và có thể phân bố các hạng mục chính xác và vừa sức với năng lực hơn.
Kết luận
Ngay cả đối với một tổ chức không hoạt động trên khung hoạt động của Scrum (nhưng đặc biệt đối với những tổ chức có hoạt động này), lập kế hoạch Sprint có thể là một cơ chế cực kỳ hiệu quả để thúc đẩy quá trình phát triển sản phẩm.
Việc xây dựng Sprint planning vào văn hóa của công ty khiến các thành viên và cả ban lãnh đạo phải thường xuyên xem xét các hạng mục nhiệm vụ tồn động của mình và không để chúng ảnh hưởng sang các phần công việc khác. Nó cũng mang lại cho toàn bộ nhóm cơ hội gặp gỡ thường xuyên để đặt câu hỏi, thảo luận các vấn đề và chúc mừng việc hoàn thành công việc quan trọng.
Trên đây là những thông tin về Sprint planning theo mô hình Scrum, mong rằng sẽ phần nào giúp các bạn có cái nhìn tổng quát nhất về mô hình này. Nếu bạn cảm thấy thích thú và mong muốn được trải nghiệm mô hình làm việc Agile cũng như được tham gia vào các buổi họp lập kế hoạch về Sprint, hãy đến với Hamsa nhé!
Hamsa luôn chào đón các bạn!