Vào mỗi thứ 6 hàng tuần, các team của Hamsa lại cùng nhau tiến hành buổi OKR check-in. Mục đích của buổi check-in này là để cập nhật tình hình cũng như tiến độ công việc trong một tuần, cũng như để nêu ra vấn đề mà mỗi thành viên trong team đang gặp phải và cùng nhau tìm ra giải pháp cho vấn đề đó. Đây là một buổi mà mọi người dành khá nhiều công sức và tâm huyết để chuẩn bị Vậy một buổi OKR check-in tại Hamsa diễn ra như thế nào? Hãy tìm hiểu thêm bằng cách đọc bài viết dưới đây nhé!
#1. Trước khi check-in.
Trước lúc diễn ra buổi OKR check-in là lúc mà mọi thành viên của các team phải dành thời gian để chuẩn bị nhiều nhất. Tất cả thông tin đều được bọn mình lưu trữ trên một file Google Sheet dành riêng cho Weekly Check-in của từng team. Bọn mình sẽ điền đầy đủ thông tin vào sheet đó theo từng tuần và sau đó sẽ thuyết trình trước các thành viên trong nhóm trong thời gian diễn ra buổi check-in.
Mọi người ai cũng sẽ có những mục tiêu lớn (Objectives), mục tiêu nhỏ (Target) cụ thể cho một tuần, và cuối mỗi tuần trước khi diễn ra buổi OKR check-in, các thành viên trong nhóm sẽ cập nhật tiến độ hoàn thành mục tiêu, tiến độ hoàn thành của từng đầu công việc phục vụ cho mục tiêu đó cũng như những vấn đề mà mình gặp phải trong quá trình làm việc. Đây là những bước cần thiết và quan trọng trước khi check-in để các thành viên khác trong nhóm có thể biết được tình hình công việc của mỗi người đang diễn ra như thế nào, nguyên nhân làm chậm tiến độ công việc để cùng nhau thảo luận và đưa ra những giải pháp cải thiện cũng như nâng cao hiệu quả làm việc của nhóm. Việc chuẩn bị đầy đủ thông tin cũng sẽ giúp làm tăng tính minh bạch trong nội bộ của từng team nữa.
Sau khi cập nhật đầy đủ tiến độ công việc cũng như những vấn đề mỗi người gặp phải và đưa ra giải pháp để cải thiện đối với từng đầu công việc của tuần vừa rồi xong, mỗi người sẽ cập nhật con số đo lường cụ thể cho những kết quả then chốt để xem mình đã hoàn thành mục tiêu bao nhiêu phần trăm và còn cách chúng bao xa nữa. Nhìn vào những con số cụ thể đó, mỗi người sẽ cập nhật độ tự tin của mình đối với mục tiêu (Confidence Level). Nếu ai cảm thấy mình đang đi đúng hướng sẽ lựa chọn on-track, ai thấy mình đang đi chệch hướng so với mục tiêu thì sẽ lựa chọn off-track và ai cảm thấy mình đang ở xa so với mục tiêu và khó có thể hoàn thành được sẽ cập nhật độ tự tin là at risk. Để tiến gần đến với mục tiêu hơn, mỗi người sẽ nghĩ những bước hành động tiếp theo (Next action) cho tuần tới của mình. Mỗi hành động nên đi kèm với thời gian hoàn thành cụ thể để các thành viên có thể theo dõi được tiến trình công việc.
Khi hoàn thành xong việc điền đầy đủ thông tin về những con số đo lường, mức độ tự tin và kế hoạch hành động thì đã đến lúc từng người sẽ đề ra những mục tiêu lớn, mục tiêu nhỏ cũng như những đầu công việc cụ thể để phục vụ cho việc đạt mục tiêu cho tuần tiếp theo. Mọi người cũng phải tuân theo tiêu chí SMART khi đặt mục tiêu và 5W2H (What, When, Why, Who, How long, How) đối với những đầu công việc của mình nữa.
Khâu chuẩn bị trước lúc check-in rất là công phu luôn, ai cũng đầu tư phần lớn thời gian để chuẩn bị cho buổi OKR check-in thứ 6 hàng tuần. Tất cả vì một buổi check-in diễn ra thành công tốt đẹp!
#2. Trong khi check-in.
Mỗi buổi sẽ có một thành viên đóng vai trò làm chủ tọa (Chairman). Người này sẽ có vai trò nhắc nhở mọi người cập nhật đầy đủ thông tin và đảm bảo việc mọi người sẽ làm theo các bước đúng quy trình.
Người chủ tọa là người sẽ tóm tắt lại về mục tiêu OKR, những mục tiêu con, độ tự tin về việc hoàn thành mục tiêu và kế hoạch hành động của từng thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, tiến độ công việc, tỷ lệ phần trăm hoàn thành mục tiêu của tuần vừa qua cũng được người chủ tọa thông báo lại. Sau đó, các thành viên trong nhóm sẽ lần lượt báo cáo công việc của mình theo quy trình PPP (Progress, Problem, Plan). Khi báo cáo xong, mọi người sẽ có cơ hội được thảo luận về tiến trình công việc, tại sao lại bị chậm tiến độ so với thời gian đã đề ra và nếu có vấn đề thì cùng nhau tìm ra giải pháp để cải thiện cho hiệu quả công việc được nâng cao hơn.
Sau khi báo cáo xong công việc của tuần vừa qua, các thành viên trong nhóm sẽ chuyển sang thông báo những mục tiêu và đầu công việc của tuần tiếp theo để phục vụ cho việc đạt mục tiêu. Mọi người sẽ tiếp tục thảo luận tiếp về kế hoạch này. Những mục tiêu con hay các công việc cụ thể đã đáp ứng được tiêu chí SMART hay 5W2H hay chưa, cùng nhau nhận định những thứ chưa thực sự gấp và thêm vào những việc cần thiết hơn để hoàn thành mục tiêu. Đây cũng là cơ hội cho mọi người rèn thêm kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng thuyết trình và phản biện trước đám đông nữa. Những lúc thảo luận như thế này thường diễn ra rất sôi nổi, vì ai cũng muốn cho nhóm mình trở nên tốt hơn và công việc được hoàn thành đúng thời điểm, phục vụ cho mục tiêu chung của nhóm.
Khi thảo luận xong thì nhóm sẽ chốt mục tiêu và kế hoạch hành động cho tuần tới. Người chủ tọa của buổi OKR check-in ngày hôm đó sẽ chọn ra người chủ tọa khác cho buổi check-in của tuần tiếp theo. Người này sẽ tiếp tục chịu trách nhiệm theo dõi và nhắc nhở mọi người thường xuyên cập nhật tiến độ công việc theo ngày và làm theo đúng quy trình.

#3. Sau khi check-in
Công việc sau khi check-in chỉ là… làm theo kế hoạch mình đặt ra thôi. Cập nhật tiến độ công việc thường xuyên cũng là điều phải làm sau buổi check-in nữa. Tuân theo đúng thời gian hoàn thành của từng đầu công việc để không bị chậm và theo sát các bước của phần How trong 5W2H để biết được công việc của mình đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm. Vì 99% chưa phải là hoàn thành công việc mà.
Hamsa nhà mình đã được thực hành lên mục tiêu OKR cá nhân, theo nhóm và được tham gia những buổi OKR check-in cực kỳ bổ ích và công phu như thế này nữa. Bọn mình đã học được rất nhiều điều về việc đặt mục tiêu cũng như lên được kế hoạch hành động theo tháng, theo tuần. Bên cạnh đó thì những buổi OKR check-in như thế này là cơ hội để bọn mình có thể thuyết trình, phản biện, rèn kỹ năng nhìn nhận vấn đề và nghĩ ra giải pháp cho vấn đề đó, với mục tiêu để trở nên tốt hơn cho tập thể cũng như cho chính bản thân mình. Dù vẫn phải cải thiện nhiều nhưng những buổi OKR check-in của nhà Hamsa đã tạo điều kiện cho mọi người được học và rèn luyện nhiều kỹ năng trong công việc hơn. Quả thật rất lý thú và bổ ích!