Bạn có thường xuyên làm việc tại nhà (working remote)? Hay trong lúc đại dịch cô Vy đang hoành hành nên bạn mới có trải nghiệm remote lần đầu tiên như mình? Do cô Vy đang làm mưa làm gió ngoài kia nên nhà Hamsa chúng mình đã cho anh em được làm việc tại nhà để đảm bảo sự an toàn cho mọi người. Nhiều người chắc hẳn thích làm việc tại nhà vì thoải mái hơn đúng không? Với mình thì làm ở công ty hay ở nhà cũng như nhau vì ở Hamsa, mình có cảm giác thoải mái như ở nhà vậy, lại còn thêm nhiều đồng nghiệp dễ thương mà mình có thể “cà khịa” nữa. Dù vui thật nhưng an toàn vẫn là trên hết nên bọn mình đã chọn cách remote thay vì tới công ty. Đối với lần trải nghiệm remote đầu tiên thì mình thấy cũng có khá nhiều khó khăn, nhất là việc hay phải đấu tranh tư tưởng để không ngủ thêm chút nữa. Bên cạnh đó thì việc làm sao để kết nối hiệu quả với đồng đội cùng nhóm cũng là một khó khăn. Nhưng bằng tinh thần teamwork tuyệt vời cùng với công nghệ hiện đại, chúng mình vẫn giữ được sự kết nối bền chặt với nhau. Hãy cùng tham khảo một số cách chúng mình sử dụng để kết nối hiệu quả với đồng đội khi remote tại nhà nhé.
1. Sử dụng các công cụ giao tiếp hiệu quả.
Việc giao tiếp hiệu quả với nhau khi làm việc tại nhà là điều rất quan trọng. Gửi một email và chờ đợi để nhận được phản hồi nhiều khi không hiệu quả. Cho nên theo mình là, chat cho lẹ. Một trong những công cụ giao tiếp khi làm việc từ xa phổ biến nhất mà nhà Hamsa bọn mình đang sử dụng hàng ngày là Slack. Slack là một công cụ nhắn tin, giúp bọn mình tổ chức các cuộc hội thoại thành các kênh. Các kênh này cho phép các Hamsa-ers tiếp tục tổ chức liên lạc dựa trên các nhóm hoặc dự án. Việc triển khai một công cụ giao tiếp, chẳng hạn như Slack, sẽ giúp mọi người cảm thấy mình có thể nhanh chóng nắm bắt được thông tin nào đó từ đồng đội.
Ngoài việc tạo các kênh Slack dựa trên các nhóm và dự án, bọn mình cũng tạo một số kênh chung hoặc các nhóm ngoài công việc, để khi làm việc từ xa bọn mình vẫn có thể trò chuyện với nhau về các chủ đề không liên quan đến công việc. Nhiều người khi remote thường bỏ lỡ cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp của họ, khác với khi làm việc trong một môi trường văn phòng truyền thống. Các Hamsa-ers chúng mình kể cả khi làm việc từ xa thì vẫn có không gian để nói về bất cứ điều gì trong tâm trí, bọn mình luôn cảm thấy được kết nối chặt chẽ với đồng đội dù làm việc xa nhau. Thực sự là không có chuyện “xa mặt cách lòng”.
2. Gọi video để trao đổi hàng ngày, hàng tuần.
Ở Hamsa thì bọn mình có những buổi họp daily khoảng 15 phút vào mỗi buổi sáng. Khi làm việc remote không thể họp mặt , tương tác trực tiếp được (face-to-face interaction) thì chúng mình chạm mặt nhau qua màn hình vậy. Thông thường thì vẫn đặt lịch hẹn trên Google Calendar cho tất cả các cuộc họp cũng như những buổi đào tạo. Cứ đến giờ thì chúng mình tự giác vào các công cụ chuyên để conference như Google Meet, Zoom, Skype hay Facebook Call,… Thời buổi công nghệ đang lên ngôi thì có vô vàn cách, nên hãy chọn công cụ và cách nào phù hợp nhất với team của bạn nhé. Ai ở chế độ remote thì cũng không lo bỏ lỡ cuộc họp vì chúng mình đều đặn gọi video để họp hàng ngày hay OKR check-in vào cuối tuần nữa. Bọn mình sẽ không bỏ quên đồng đội của mình mặc dù họ có làm việc tại nhà hay cách xa hàng ngàn cây số đi chăng nữa. Tinh thần teamwork của bọn mình không đùa được đâu, hehe!.
Để kết nối hơn thì ngoài công việc, sau khi họp xong thì bọn mình còn hỏi thăm nhau về những vấn đề ngoài công việc nữa. Những câu như “Cảm giác làm remote thế nào?”, “Có ai thường phải đấu tranh tư tưởng để không lên giường nằm ngủ không?” thường được bọn mình hỏi nhau. Bọn mình cũng thường “cà khịa” nhau khi nhìn thấy bộ dạng của nhau ở nhà nữa, rất vui luôn. Đây cũng là một trải nghiệm thú vị của bọn mình.
3. Tận dụng Kanban điện tử.
Khi làm việc tại văn phòng thì mỗi team sẽ có bảng Kanban vật lý dành riêng cho team mình. Nhưng khi remote thì chúng mình sẽ thay thế Kanban vật lý bằng Kanban điện tử, cụ thể ở đây là bọn mình dùng Trello và Zoho. Zoho là dành cho các tasks theo tuần, Trello là cho các tasks theo ngày. Các thành viên trong team sẽ dựa vào Trello để có thể cập nhật tiến độ công việc của nhóm mình trước mỗi buổi họp ngắn hàng ngày cũng như tự cập nhật trạng thái công việc trong quá trình làm việc tại nhà.
Vậy nên là mặc dù không có mặt ở văn phòng để cập nhật trạng thái công việc thường xuyên nhưng bọn mình vẫn kết nối và biết được tiến độ công việc của nhau nhờ những công cụ hỗ trợ Kanban điện tử như Trello và Zoho. Do bọn mình đề cao tính minh bạch (transparency) nên các công việc của nhau đều được trình bày rất rõ ràng và thể hiện rõ qua Trello cũng như Zoho, phục vụ cho việc họp hàng ngày và hàng tuần của mỗi nhóm.
4. Chia sẻ với mọi người không gian riêng tại nhà.
Một cách khá hay mà mình tìm hiểu được để có thể kết nối với nhau kể cả khi ở chế độ remote, đó là chia sẻ với mọi người không gian làm việc tại nhà của mình. Cách này đã được thực hiện ở công ty Help Scout, nơi có văn hóa working remote rất mạnh. Họ sẽ chia sẻ với đồng nghiệp những video ngắn về không gian làm việc, hoặc những hoạt động mà họ thường làm tại nhà. Bằng cách này thì bọn mình không những hiểu thêm về không gian của đồng đội mình, mà còn phần nào biết được tính cách và sở thích của họ nữa. Thực sự rất hay nên sắp tới nhà Hamsa mình cũng sẽ triển khai cách này.
Đó là những cách mà mình tìm hiểu được và Hamsa cũng đang áp dụng những cách này để việc kết nối được với đồng đội mình một cách hiệu quả, dù mỗi người một nơi. Trong khi dịch bệnh đang diễn biến phức tạp thì có lẽ việc remote tại nhà vẫn sẽ được áp dụng để đảm bảo an toàn cho mọi người. Hi vọng những cách trên sẽ giúp bạn và đồng đội kết nối được một cách hiệu quả nhất.