Đã có bao giờ bạn đang tập trung làm việc này, nhưng sếp hay khách hàng lại yêu cầu bạn phải giải quyết cho họ một vấn đề khẩn cấp khác, bắt buộc bạn phải làm ngay lập tức không? Có quá nhiều việc phải làm và bạn cảm thấy bị quá tải, không biết nên làm gì trước hay thậm chí còn không nhớ mình phải làm gì hay đã hoàn thành việc gì?. Hồi trước khi vào làm ở Hamsa, mình cũng đã gặp phải tình huống này rất nhiều lần rồi. Mình vừa phải lo xử lý khối lượng công việc cũng khá nhiều, rồi thì những việc cá nhân bên ngoài nữa. Nói chung là chẳng bao giờ hết việc để làm và mình thì cũng thường xuyên bị “xì trét” vì có quá nhiều việc cần xử lý. Vậy nên đến khi về với ngôi nhà chung Hamsa thì mình cảm thấy như được “khai sáng” bởi mình đã có cơ hội làm quen và tiếp xúc với một công cụ bổ ích giúp mình quản lý được luồng công việc hiệu quả, đó là công cụ Kanban. Từ khi biết đến Kanban thì năng suất làm việc của mình đã tăng đáng kể và mình cũng không bị áp lực nhiều như trước nữa. Bởi đây là công cụ mà theo mình là cực kỳ hữu ích trong quản lý công việc nên mình sẽ giới thiệu cho các bạn chi tiết hơn về Kanban ở bài viết này nhé!.
1. Kanban là gì?
Khi anh Peter – CEO của Hamsa có giới thiệu với anh em trong công ty về Kanban thì đấy là lần đầu mình nghe tới công cụ này. Do mình cũng hay gặp vấn đề về quản lý công việc nên khi anh Peter giới thiệu đến Kanban là mình phải tìm hiểu ngay.
Kanban có thể được coi như là một chiếc “phao cứu hộ” giúp chúng ta thoát khỏi khối lượng công việc chất đống mà làm mãi không hết, hay có quá nhiều việc mà chẳng nhớ mình phải làm gì hay đã hoàn thành được gì rồi. Kanban, dịch theo tiếng Nhật, có nghĩa là thẻ thị giác với “Kan” là “thị giác” còn “ban” nghĩa là thẻ. Nói theo chuyên môn kinh tế thì đây là “Phương pháp quản lý luồng công việc Kanban”. Phương pháp này được bắt nguồn từ Toyota, chuyên dùng cho sản xuất và kỹ thuật vào cuối những năm 40.
Mặc dù Kanban bắt nguồn từ Toyota với mục đích để quản lý từng giai đoạn trong quá trình sản xuất nhưng đến nay, công cụ này đã trở nên phổ biến ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau từ IT, HR, Marketing hay là Sales. Không chỉ trong công việc mà kể cả trong cuộc sống thường ngày, ta cũng có thể sử dụng Kanban để theo dõi luồng công việc của mình. Cực kỳ hữu ích luôn, nhất là với một đứa hay quên như mình. Với Kanban thì mình có thể dễ dàng trực quan hóa được công việc, giúp mình ghi nhớ cũng như kiểm soát công việc tốt hơn. Từ khi được tiếp cận với Kanban thì mình đã tạo ngay một bảng Kanban cá nhân ở nhà, và nhóm mình ở Hamsa cũng sử dụng bảng Kanban vật lý cũng như phần mềm Kanban như Zoho hay là Trello nữa.
2. Tại sao nên sử dụng Kanban?
Mình có thể thấy được rằng số người sở hữu khả năng làm được nhiều việc cùng một lúc là rất ít. Theo như nghiên cứu của trường đại học Ohio, Mỹ thì chỉ có 3% dân số thế giới là những người có thể làm nhiều việc được cùng một lúc (SuperTaskers), những người còn lại chỉ giả vờ như mình sở hữu được khả năng này mà thôi. Bên cạnh đó, làm nhiều việc cùng lúc cũng sẽ làm cạn kiệt Oxygen và Glucose ở não bộ bạn, khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và cạn kiệt năng lượng. Chính vì lý do đó mà các nhà khoa học đã khuyên rằng, bạn chỉ nên tập trung vào làm một việc trong khoảng thời gian nhất định chứ không nên làm nhiều việc cùng một lúc. Để làm được việc này thì chắc hẳn bạn cần quản lý luồng công việc của mình một cách hợp lý rồi đúng không? Kanban chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn để làm điều này.
Với kinh nghiệm cá nhân của mình sau khi sử dụng Kanban được một thời gian, mình nhận thấy Kanban đem lại rất nhiều lợi ích:
-
Tiết kiệm thời gian.
Mình nhận thấy Kanban rất phù hợp với những nhóm hay tổ chức theo mô hình Agile. Như ở Hamsa, bọn mình đang trong quá trình chuyển đổi Agile nên Kanban đang là công cụ được bọn mình sử dụng hàng ngày. Việc triển khai bảng Kanban sẽ cho phép nhóm của mình liên tục cải thiện trong suốt quá trình phát triển. Điều này về cơ bản có nghĩa là, bằng cách sử dụng một công cụ có thể trực quan hóa công việc, mỗi thành viên trong nhóm có thể thấy tất cả các hoạt động liên quan đến công việc cũng như mục tiêu chung của nhóm. Tính minh bạch từ đó sẽ được cải thiện và khi cần hợp tác trong quá trình làm việc, các thành viên trong nhóm của mình đã có thể nhanh chóng triển khai kế hoạch cùng nhau hơn do đã nắm bắt được tiến độ cũng như công việc của nhau nhờ sử dụng Kanban rồi.
-
Nâng cao kỹ năng giao tiếp và hiệu quả làm việc nhóm.
Do bọn mình có bảng Kanban vật lý ngay tại văn phòng nên tất cả các thành viên trong nhóm của mình sẽ có trách nhiệm như nhau để đảm bảo công việc đi đúng theo một luồng nhất định và cuối cùng sẽ dừng lại ở cột “Done” (Hoàn thành). Với trách nhiệm đảm bảo tiến độ công việc để phục vụ mục tiêu chung của nhóm, bọn mình phải giao tiếp và hợp tác với nhau rất nhiều. Ví dụ, sau khi nhìn vào bảng Kanban, nhóm mình nhận thấy một thành viên trong nhóm đang mất quá nhiều thời gian cho 1 task và đang làm chậm tiến trình chung của nhóm thì bọn mình sẽ phải giao tiếp với bạn ấy trong buổi họp đứng hàng ngày hoặc trong phiên check-in OKR hằng tuần để cùng nhau đưa ra giải pháp cho những vấn đề mà bạn gặp phải. Bởi vậy nên mình cảm thấy kỹ năng giao tiếp, tư duy phản biện của mình được cải thiện đáng kể, đồng thời thì hiệu quả làm việc nhóm cũng tăng nữa.
-
Nâng cao năng suất làm việc.
Với Kanban, mình có thể dễ dàng trực quan hóa công việc và biết được mình đã làm được những gì và phải làm gì tiếp theo. Hồi trước khi được tiếp cận với công cụ này, mình thường xuyên phải ghi nhớ trong đầu một cách lộn xộn các công việc của mình, cảm giác một lúc mình phải làm quá nhiều việc mà cuối cùng thì chẳng việc gì hoàn thành đến nơi đến chốn. Theo nguyên tắc khi sử dụng Kanban, mình nên giới hạn số lượng tasks trong cột WIP (Work-in-progress). Chỉ nên tập trung làm 1 task, hay cùng lắm 2 tasks trong một thời điểm nhất định thôi chứ không nên tham việc để rồi cảm thấy quá tải vì khối lượng công việc quá nhiều. Khi nhìn vào bảng Kanban, mình biết rõ trong thời điểm này mình phải làm gì và chỉ tập trung làm việc đó thôi, rồi khi hoàn thành sẽ kéo sang cột “In review” hoặc “Done” và tiếp tục chuyển qua những việc khác. Như vậy thì công việc của mình sẽ không bị sắp xếp lộn xộn nữa nên năng suất làm việc của mình cũng được nâng cao, cảm giác thoải mái hơn hẳn.
3. Kanban hoạt động như thế nào?
Trong khi sử dụng Kanban và nhận thấy được sự hiệu quả của công cụ này, mình đã rất tò mò về nguyên lý hoạt động của Kanban và phải nhanh chóng đi tìm hiểu ngay. Theo như những gì mình tìm hiểu được thì với Kanban hoạt động dựa trên 4 nguyên tắc cốt lõi.
4 nguyên tắc cốt lõi của Kanban:
-
Nguyên tắc 1: Hãy bắt đầu với những gì bạn đang làm.
Đối với Kanban, bạn nên bắt đầu với những gì bạn đang làm và không nên thay đổi những quy trình hay kế hoạch sẵn có của nhóm. Kanban nên được áp dụng cho luồng công việc đã theo kế hoạch mà nhóm bạn cùng nhau thiết lập ngay từ đầu. Nếu có bất cứ thay đổi gì, bạn nên thảo luận với nhóm để có được sự đồng thuận từ các thành viên và áp dụng những thay đổi đó dần dần, với tiến độ mà mọi người trong nhóm cảm thấy thoải mái nhất.
-
Nguyên tắc 2: Áp dụng những thay đổi nhỏ.
Nguyên tắc thứ 2 của Kanban khuyến khích bạn áp dụng những thay đổi nhỏ, dần dần theo quá trình nhất định thay vì những thay đổi lớn. Kanban được thiết kế để giảm thiểu đi những bất đồng hay sự phản đối đến từ các thành viên trong nhóm hay cả một tổ chức. Vì vậy nên khi sử dụng Kanban, bạn không nên áp dụng những thay đổi quá lớn liên quan đến quy trình cũng như kế hoạch, vì có thể những thay đổi đó sẽ nhận sự phản đối hoặc phản hồi tiêu cực từ người khác.
-
Nguyên tắc 3: Tôn trọng những quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại.
Không giống như các phương pháp khác, Kanban không áp đặt bất kỳ thay đổi nào đối với một tổ chức. Vì vậy, không cần thiết phải thay đổi vai trò và chức năng hiện có của các thành viên trong nhóm bạn khi mà họ đang cùng nhau hoạt động tốt và làm việc hiệu quả. Nhóm sẽ cùng nhau xác định và thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết. Ba nguyên tắc trên của Kanban giúp các tổ chức vượt qua nỗi sợ đi kèm với bất kỳ sáng kiến thay đổi nào trong một tổ chức.
-
Nguyên tắc 4: Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ.
Kanban khuyến khích việc cải tiến liên tục ở tất cả các cấp độ của một tổ chức và phương pháp này cho rằng các hành vi lãnh đạo không chỉ bắt nguồn từ các nhà quản lý cấp cao. Mọi người ở mọi cấp độ có thể cung cấp ý tưởng và thể hiện khả năng lãnh đạo để thực hiện các thay đổi, liên tục cải thiện cách mình cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Khi nhóm mình áp dụng Kanban, bọn mình có thể được tự do đưa ra ý kiến cũng như giải pháp của mình đối với những vấn đề mà nhóm đang gặp phải, thảo luận về những công việc cần ưu tiên làm hay những việc tốn quá nhiều thời gian mà không thực sự cần thiết dẫn đến việc tiến độ làm việc bị chậm so với kế hoạch.
4. Cách để sử dụng Kanban hiệu quả là gì?
Sau một thời gian tìm hiểu và áp dụng Kanban, mình sẽ chia sẻ cho các bạn những tips nhỏ để sử dụng Kanban một cách hiệu quả nhé!.
-
Trực quan hóa luồng công việc.
Đây là bước cơ bản đầu tiên để áp dụng và triển khai phương pháp Kanban. Bạn cần trực quan hóa công việc, có thể là trên bảng Kanban vật lý hoặc bảng Kanban điện tử. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc, bảng Kanban của bạn có thể từ rất đơn giản đến rất phức tạp. Khi bạn và các thành viên trong nhóm có thể trực quan hóa công việc sử dụng Kanban, bạn có thể hình dung được công việc hiện tại mà bạn và nhóm của bạn đang làm. Tại Hamsa thì nhóm của mình cũng đang sử dụng cả Kanban vật lý ở văn phòng lẫn Kanban điện tử trên phần mềm Zoho. Đối với Kanban vật lý thì bọn mình sẽ tự tay kẻ bảng Kanban và dùng sticky notes để ghi ra những công việc của mình cho một ngày, làm đến đâu kéo task đến đó nên bọn mình có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ công việc. Do Kanban là công cụ hữu ích nên vừa rồi thì anh Peter cũng đã training cho bọn mình cách để tận dụng bảng Kanban vật lý: nên phân chia từng cột ra sao, trình bày như thế nào cho hợp lý, nên phân chia công việc một ngày như thế nào… Thực sự rất bổ ích.
-
Giới hạn khối lượng công việc ở mục WIP(Work-in-progress).
Giới hạn số lượng công việc của bạn ở mục Work-in-progress là điều cơ bản bạn nên nắm được khi sử dụng Kanban. Bằng cách này thì bạn có thể đỡ bị “xì trét” hơn khi bạn tập trung vào làm từng đầu việc một thay vì làm một đống việc cùng một lúc mà đến cuối ngày chẳng việc nào thực sự hoàn thành cả. Mình cũng từng rất ham việc, cứ lao đầu vào làm rất nhiều việc cùng một lúc rồi đến khi ra về, phải cập nhật bảng Kanban mà chẳng có việc nào được kéo sang “Done” cả. Về mà cảm giác cứ bứt rứt khó chịu sao ấy. May mà có anh Peter bảo mình nên chọn lọc và giới hạn công việc mình làm trong một ngày cũng như chỉ nên tập trung làm một việc trong khoảng thời gian nhất định thôi. Thế mới tập trung và hoàn thành công việc được. Từ hồi áp dụng cách này thì đúng là mình cảm thấy thoải mái hơn khi ra về cũng như năng suất công việc cũng tăng đáng kể.
-
Quản lý luồng công việc.
Khi bạn đã trực quan hóa luồng công việc cùng với Kanban thì đã đến lúc quản lý luồng công việc đó để có thể giảm thiểu tổng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc (Lead-time). Khi sử dụng Kanban, bên cạnh việc trực quan hóa công việc cũng như giới hạn số lượng công việc ở mục WIP thì bạn cũng nên quản lý thật kỹ luồng công việc của mình, sẵn sàng cải thiện thường xuyên để có thể giảm được thời gian hoàn thành từng đầu việc một. Khi bọn mình sử dụng Kanban, bọn mình luôn cố gắng giảm thiểu những thời gian “chờ” hay những bước trung gian (Intermediate wait stages) để có thể chuyển giao sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh nhất và đúng thời hạn.
-
Áp dụng vòng lặp phản hồi (Feedback loops).
Như mình đã nói ở trên thì việc giảm thiểu tổng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc là rất quan trọng. Thế nhưng nhanh chưa phải là tất cả, mà mình cũng cần sản phẩm chất lượng nữa. Thế nên việc ghi nhận những nhận xét, phản hồi của người khác như các thành viên cùng team hay quản lý của bạn là điều bạn cần làm để có thể cải thiện sản phẩm. Thông thường thì phản hồi từ con người thường sẽ lâu hơn phản hồi từ công nghệ, máy móc (automated tests), nên việc áp dụng công nghệ rất hữu ích để bạn có thể giảm thiểu thời gian đợi, mà chất lượng vẫn được đảm bảo.
-
Tổ chức những cuộc họp đứng hàng ngày (Daily stand-up meetings)
Mình khuyên bạn cùng nhóm của mình nên tổ chức những cuộc họp đứng hàng ngày – các cuộc họp ngắn khoảng 10 – 15 phút thôi, để cùng nhau nhìn lại bảng Kanban, hay nói cách khác là nhìn lại những việc mình đã làm được, những việc chưa hoàn thành cũng như những việc mình định làm. Khi vào Hamsa, thực hành Kanban thì nhóm của mình cũng đã cùng nhau họp hàng ngày khoảng 15 phút. Bọn mình còn thiết lập một danh sách các câu hỏi và phải trả lời những câu hỏi đó trước mỗi buổi họp nữa. Các câu hỏi này có thể bao gồm:
- Bạn có bao nhiêu các đầu công việc trong tuần này?
- Bạn đã làm được bao nhiêu phần trăm rồi?
- Bao nhiêu việc đã được kéo sang mục “Done” vào ngày hôm qua? Đó là những việc gì?
- Bạn dự định sẽ đưa những việc gì vào mục “To-do” ngày hôm nay?
- Có những việc nào mãi vẫn đang ở mục “In-progress” và “To-do”? Vấn đề của bạn là gì?
Khi trả lời xong những câu hỏi trên thì bọn mình đã sẵn sàng bước vào cuộc họp rồi. Bọn mình còn có cả một quy trình họp hàng ngày nữa.
-
Thường xuyên nhìn lại và cải tiến.
Cho dù trong hôn nhân, nhóm làm việc hay nhóm tình nguyện của bạn hoặc trong bất kỳ môi trường hợp tác nào khác,thường xuyên hồi tưởng, nhìn lại ( regular retrospectives) những gì mình đã làm là một việc quan trọng để đảm bảo cải thiện liên tục. Sau bất kỳ dự án nào, bạn cùng nhóm của mình hãy tạo không gian cho những cuộc đối thoại có ý nghĩa, cùng nhau nhìn lại việc mọi thứ đã diễn ra như thế nào. Việc gì mình đã hoàn thành tốt ? Việc gì mình chưa làm được? Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện thời gian tới? Ghi lại các quan sát và kinh nghiệm của bạn để có thể rút kinh nghiệm trong tương lai. Khi dành một vài phút để suy ngẫm, bạn có thể tránh mắc phải những sai lầm tương tự – và tiếp tục tạo ra nhiều giá trị hơn với mọi thứ bạn làm.
Trên đây là những kinh nghiệm và những điều mình tìm hiểu được khi có cơ hội được biết đến và áp dụng Kanban. Mong những điều trên sẽ giúp ích cho bạn nào mới làm quen với Kanban và mong muốn sử dụng phương pháp này một cách hiệu quả hơn trong quản lý công việc.