Gần đây thì mình có bắt đầu đào sâu về những thứ liên quan đến Agile, vì Hamsa nhà mình đang trong quá trình chuyển đổi Agile và mình cũng muốn dần dần “thấm nhuần” được những triết lý về Agile, áp dụng Agile trong văn hóa doanh nghiệp và rèn luyện được Agile mindset nữa! Nếu có thể thì mình muốn luyện tập cả 3 trạng thái của Agile là: làm Agile, sống Agile, nghĩ Agile luôn.
Mới đầu khi đến với Hamsa, mình có nghe anh Peter Nguyen – CEO của Hamsa giới thiệu về mô hình Agile rồi thì Scrum, Kanban nhưng mình cũng chẳng biết rõ đó là những phương pháp, triết lý như thế nào. Cũng chỉ thấy khá tò mò và muốn thử sức với những thứ mới mẻ, vì mình còn trẻ mà, haha! Mình bắt đầu được tham gia những cuộc họp đứng hàng ngày (daily stand-up meetings), thực hành trực quan hóa công việc sử dụng bảng Kanban vật lý ở văn phòng, là một phần của Scrum team nữa. Nói chung là có rất nhiều thứ mới lạ và thú vị. Cảm thấy thích thú với mô hình Agile và muốn mở mang đầu óc một chút, mình đã bắt đầu công cuộc tìm hiểu về Agile qua những bài viết, trang web bổ ích chuyên về Agile. Một ngày đẹp trời, khi mình đang tìm hiểu về nhóm tự chủ (Self-organizing team) trong Agile thì mình có đọc được một bài khá hay trên trang LeadingAgile.com, có tên là “Dependencies Break Agile” của tác giả Mike Cottmeyer – CEO của LeadingAgile. Mình nhận thấy được việc phá vỡ sự phụ thuộc là quan trọng và cần phải cải thiện đối những doanh nghiệp đang theo đuổi Agile. Từ đó, mình mới liên hệ vai trò của nhóm tự chủ với việc phá vỡ sự phụ thuộc trong quá trình chuyển đổi Agile. Mình sẽ nói rõ hơn về nhóm tự chủ và vai trò của nhóm tự chủ trong việc phá vỡ sự phụ thuộc trong quá trình chuyển đổi Agile ở bài viết này nhé!
Thế nào là sự phụ thuộc?
Agile nói chung, Scrum nói riêng, được xác định dựa trên ý tưởng rằng một nhóm có mọi thứ cần thiết để cung cấp giá trị gia tăng. Khi nhóm không có mọi thứ cần thiết để cung cấp giá trị gia tăng thì sẽ dẫn tới sự phụ thuộc.
Sự phụ thuộc có nhiều dạng. Ví dụ, trong một nhóm phát triển sản phẩm chắc hẳn sẽ cần tới một người làm Marketing để có thể làm sản phẩm đó được biết đến rộng rãi hơn, từ đó tăng khả năng chuyển đổi. Hoặc khi người phụ trách kiểm tra chất lượng sản phẩm (Quality Assurance) không thuộc nhóm Scrum cốt lõi. Sự phụ thuộc sẽ giảm bớt khi PO (Product Owner) không có toàn quyền quyết định hoặc khi chúng ta có giai đoạn UAT (User Acceptance Testing), hay giai đoạn kiểm thử chấp nhận trước khi sản phẩm chính thức đến tay người dùng. Bên cạnh đó thì theo mô hình truyền thống, các thành viên trong nhóm sẽ phụ thuộc vào lãnh đạo nữa. Họ thường đợi cấp trên ra lệnh và giao tasks thì mới bắt đầu làm, hay phải đợi những quyết định từ cấp trên rồi mới biết được có nên làm hay không.
Trong quá trình phát triển sản phẩm, sự phụ thuộc có thể xảy ra là rất lớn bởi để một sản phẩm có thể hình thành và phát triển cần phải qua rất nhiều công đoạn từ khi nhận yêu cầu của khách hàng cho đến lúc bàn giao sản phẩm hoàn chỉnh. Đối với các doanh nghiệp theo mô hình Agile, theo nguyên tắc, họ cố gắng hạn chế sự phụ thuộc bằng cách xây dựng lại cấu trúc sản phẩm, thay đổi kiến trúc và thậm chí là họ có thể thay đổi công nghệ cũng như sơ đồ tổ chức / công ty. Ví dụ như tại Hamsa, với định hướng theo mô hình Agile, bọn mình đã không xây dựng những phòng ban chuyên môn riêng biệt theo mô hình thác nước nữa, mà bọn mình có những nhóm tự chủ liên chức năng với từng sản phẩm, dịch vụ riêng biệt. Bên sản phẩm, bọn mình có nhóm Myth POS với đầy đủ những người có chuyên môn khác nhau như Frontend, Backend, Tester cũng như Marketer. Đây cũng sẽ là giải pháp để chúng mình có thể phá vỡ sự phụ thuộc trong quá trình chuyển đổi Agile, đó là thay đổi cơ cấu các nhóm, từ các nhóm theo chuyên môn theo mô hình thác nước chuyển sang các nhóm tự chủ liên chức năng theo sản phẩm và dịch vụ.
Tại sao phải phá vỡ sự phụ thuộc?
Sự phụ thuộc sẽ ngăn cản tiến độ công việc. Sự phụ thuộc cũng sẽ giới hạn khả năng di chuyển tự do, dần dần nó sẽ phá vỡ sự linh hoạt (agility). Vì vậy, trong quá trình chuyển đổi Agile, phá vỡ hoặc cố gắng giảm thiểu sự phụ thuộc là điều quan trọng cần làm, đặc biệt là với các nhóm Scrum hay nhóm tự chủ. Nếu càng phụ thuộc nhiều, càng ít cơ hội các tính năng sẽ được hoàn thành vào cuối mỗi Sprint. Do đó, trung bình càng mất nhiều thời gian để tính năng đi từ Product Backlog đến thị trường (theo thời gian chu kỳ). Sự linh hoạt cũng sẽ bị giảm do các doanh nghiệp không thể cung cấp giá trị tiềm năng cho thị trường hay khách hàng của mình một cách nhanh chóng. Điều này gây ra căng thẳng cho doanh nghiệp, làm mất đi uy tín của họ đối với khách hàng.
Thông thường, khi đối mặt với những căng thẳng bắt nguồn từ việc các tính năng không được hoàn thành đúng thời hạn, giải pháp của những doanh nghiệp nói chung và những doanh nghiệp chuyên về công nghệ hay phát triển phần mềm nói riêng sẽ là “chia để trị”. Chẳng hạn, nếu có vấn đề với chất lượng, chúng ta hãy tạo một bộ phận kiểm soát chất lượng (Quality Control) riêng biệt với những KPI của riêng bộ phận đó. Tạo chức năng mới, đơn vị, nhóm thành phần và vai trò điều phối, người quản lý tăng cường sự phân mảnh (Fragmentation) của tổ chức. Phân mảnh nhiều hơn sẽ dẫn đến phụ thuộc nhiều hơn. Vậy, cách để phá vỡ sự phụ thuộc trong quá trình chuyển đổi Agile là gì?
Cách để phá vỡ sự phụ thuộc trong Agile?
Để có thể giảm thiểu và phá vỡ sự phụ thuộc trong quá trình chuyển đổi Agile, nhà Hamsa chúng mình đã thay đổi cách thức tổ chức nội bộ doanh nghiệp, từ những nhóm chuyên môn theo mô hình thác nước sang nhóm tự chủ theo mô hình Agile.
Nhóm tự chủ là gì?
Ở một bài báo được đăng trên tạp chí Forbes, Steffan Surdek đã đề cập đến 3 điểm chính của một nhóm tự chủ:
- Sở hữu quyền hạn nhất định về việc được đưa ra quyết định trong quá trình làm việc
- Hành động để đáp ứng mục tiêu mà những thành viên trong nhóm thống nhất và đặt ra
- Tự chủ trong cách làm việc và liên tục phát triển
Chúng ta cũng có khái niệm rằng một nhóm tự tổ chức quản lý công việc của riêng mình. Họ quyết định những mục công việc nào cần làm thay vì chờ phân công bởi người quản lý hoặc trưởng nhóm, quyết định ai trong nhóm sẽ làm việc với những mục nào, giao tiếp với nhau nhiều hơn, công khai đặt câu hỏi để làm rõ sự hiểu biết của họ. Thế nhưng, nhóm tự chủ cũng sẽ có một người dẫn dắt (Product Owner). Người dẫn dắt này sẽ chỉ đóng vai trò hỗ trợ, không can thiệp quá nhiều trong quá trình làm việc và hạn chế đưa ra những quy định then chốt. Công việc của người dẫn dắt là đưa ra những thách thức phù hợp và loại bỏ những trở ngại cho nhóm tự tổ chức. Càng ít ràng buộc hoặc kiểm soát đặt vào một nhóm thì càng tốt. Vai trò của người dẫn dắt có thể được coi như là “người phục vụ” các thành viên trong nhóm.
Tại sao lại là nhóm tự chủ?
Tuyên ngôn Agile đã đề cập đến sự quan trọng của nhóm tự chủ: “các kiến trúc, yêu cầu và thiết kế tốt nhất xuất phát từ các nhóm tự tổ chức“. Thêm vào đó thì đặc tính phổ biến đầu tiên của các tổ chức Agile là Luật của những Nhóm nhỏ (Law of the Small Team). Những doanh nghiệp thực hành Agile (Agile practitioners) sẽ cùng chia sẻ chung mindset rằng: về nguyên tắc, công việc nên được thực hiện trong các nhóm nhỏ, liên chức năng và tự chủ. Họ sẽ làm việc theo chu kỳ ngắn cùng với các nhiệm vụ tương đối nhỏ và nhận phản hồi liên tục từ người dẫn dắt (Product Owners) hoặc khách hàng cuối cùng (End Users).
Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức và phương pháp quản lý truyền thống, kế thừa từ thời xa xưa như các nguyên tắc Quản lý Khoa học (Scientific Management) của Frederick Taylor đang hình thành các rào cản ngăn các tổ chức nâng cấp lên cách làm việc phù hợp hơn với những thách thức kinh doanh trong thế giới hiện đại. Để vượt qua những rào cản này, các tổ chức nên bắt đầu “san phẳng” (“flatten”) cấu trúc tổ chức của họ và xác định lại cách tiếp cận quản lý, chuyển từ hệ thống phân cấp truyền thống sang hệ thống một mạng lưới các đội tự trị nhỏ và chuyển trọng tâm của họ từ những người quản lý sang nuôi dưỡng nền văn hóa của sự tin cậy lẫn nhau và cho phép sự tự quản phát triển.
Các thế hệ mới ngày nay như mình cũng mong chờ khi bước chân vào một môi trường làm việc mới, mình sẽ có cơ hội được trải nghiệm những thứ mới mẻ hơn, không rập khuôn và đề cao sự tự chủ, chủ động trong công việc và không phải phụ thuộc vào bất cứ ai. Với môi trường có nhiều người trẻ trung và năng động như ở Hamsa thì tầm quan trọng của sự tự chủ lại càng được đề cao. Vì thế nên bọn mình đang cố gắng áp dụng nhóm tự chủ một cách triệt để nhất, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức để loại bỏ đi những nhóm chuyên môn theo mô hình thác nước truyền thống.
Sau một thời gian áp dụng nhóm tự chủ theo mô hình Agile thì bọn mình cũng đã cải thiện được thời gian hoàn thành công việc và trở nên linh hoạt hơn. Bọn mình có khả năng thiết lập phương pháp riêng của nhóm hoặc cách làm việc cùng nhau. Phương pháp cụ thể sẽ được xây dựng dựa trên tập hợp các giá trị và nguyên tắc chung. Một nhóm tự tổ chức của bọn mình sẽ đặt giới hạn số lượng công việc họ dự kiến sẽ hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Điều này có nghĩa là nhóm đặt kỳ vọng về những gì mình phải hoàn thành. Các thành viên sẽ làm việc tự chủ, không theo mong đợi rằng ai đó sẽ phải làm việc cho họ hay họ phải đợi người khác giao việc rồi mới làm. Khi được tự chủ trong công việc thì các thành viên trong nhóm cũng có động lực và hứng thú với công việc hơn. Bạn Huyền Trang của team HR cũng đã chia sẻ với mình là bạn ấy biết mình phải làm gì, chủ động hơn và tiến độ công việc hoàn thành đúng thời gian hơn nữa. Vì vậy nên sự phụ thuộc cũng dần được hạn chế hơn.
Nhóm tự chủ làm việc với nhau như thế nào?
#1. Hợp tác và làm việc theo nhóm.
Khi một nhóm không có người quản lý ra lệnh hay giao việc, các thành viên trong nhóm tự chủ sẽ phải giao tiếp với nhau và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Do đó, một nhóm tự tổ chức phải cùng nhau thống nhất những quy định chung, cách giao tiếp và cách làm việc với nhau. Mình đã được tham gia vào những hoạt động như Lean Coffee, GladSadMad hay Team Canvas để cùng các thành viên trong nhóm đưa ra những luật lệ chung (Common Rules), mình có cơ hội được nói lên quan điểm của mình, về những điều mình thấy được cũng như không được ở nhóm, cần gì để cải thiện trong cách giao tiếp cũng như làm việc với nhau. Mọi người đều được tự do nói lên ý kiến của mình vì mục đích để các thành viên trong nhóm có thể làm việc với nhau một cách hiệu quả hơn.
#2. Các thành viên trong nhóm có năng lực và kỹ năng đa dạng
Thành viên của một nhóm tự tổ chức phải thể hiện được sự tự tin về khả năng của chính họ và khả năng của các thành viên trong nhóm. Việc sở hữu năng lực cũng như kỹ năng chuyên môn phù hợp là rất quan trọng vì các thành viên trong nhóm không thể mong đợi nhận được sự chỉ đạo rõ ràng từ người quản lý khi bắt đầu mỗi dự án. Để nhóm có thể tự chủ được thì các thành viên trong nhóm cần sở hữu những kiến thức, kỹ năng đa dạng về chuyên môn. Họ cũng nên có cơ hội được mở rộng kiến thức cũng như kỹ năng trong quá trình làm việc thông qua các buổi đào tạo nội bộ hay những buổi chia sẻ từ những người có kinh nghiệm. Hamsa-ers bọn mình rất là thích những dịp được tham gia những buổi chia sẻ có ích như thế này luôn, nên phong trào học tập đang được mọi người hưởng ứng rất nhiệt tình. Công ty còn có mục tiêu OKR năm 2020 là cùng nhau xây dựng tổ chức học tập nữa mà!. Năm nay dự là bọn mình sẽ được tham gia vào rất nhiều những buổi đào tạo để học hỏi thêm nhiều kiến thức, cũng như có cơ hội được chia sẻ với mọi người về những kỹ năng trong công việc cũng như trong cuộc sống nữa.
#3. Cải thiện thường xuyên
Khi nhóm tự chủ làm việc cùng nhau, chắc chắn họ phải thường xuyên cải thiện. Bởi nhóm tự chủ thì không có sự hướng dẫn hay theo dõi sát sao từ cấp trên. Trong quá trình làm việc ở một nhóm tự chủ, do chưa quen với mô hình Agile cùng cách làm việc một cách độc lập nên mình gặp khá nhiều khó khăn ban đầu. Nhưng mình thường xuyên nói lên vấn đề của mình và các thành viên trong nhóm cũng rất tận tình giúp đỡ mình nên sau gần một năm là thành viên của nhóm tự chủ theo Agile thì mình đã cải thiện được đáng kể tiến độ cũng như kết quả làm việc của mình. Hãy thoải mái nêu ra vấn đề của mình và cùng thành viên trong nhóm cải thiện thường xuyên nhé!.
#4. Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau
Niềm tin và sự tôn trọng là yếu tố quan trọng cho sự phát triển của tất cả các nhóm, và các nhóm tự tổ chức cũng không ngoại lệ. Các thành viên trong nhóm cần tin tưởng vào kỹ năng của người khác và tin tưởng rằng mọi người sẽ hoàn thành công việc theo kế hoạch. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của nhau và cùng nhau tìm ra sự thỏa hiệp với các quan điểm khác nhau. Anh Peter cũng thường xuyên nhấn mạnh với mọi người trong công ty rằng tính minh bạch là tính thiết yếu để gây dựng lòng tin trong một nhóm. Trong quá trình làm việc, các vấn đề liên quan đến công việc chung của nhóm cũng như của công ty gồm: mục tiêu, kế hoạch hành động, phân công công việc cho đến kết quả công việc, phân bổ lợi ích đều được công khai minh bạch cho các thành viên. Điều này đã giúp mình cảm thấy được là một phần quan trọng trong hoạt động của nhóm, có ý thức trách nhiệm hơn với công việc tập thể.
Anh Peter cũng đề cập tới vấn đề giao tiếp nội bộ trong nhóm. Giao tiếp tốt cũng là chìa khóa để làm cho các nhóm tự tổ chức hoạt động tốt. Thiết lập cách giao tiếp minh bạch để nhóm luôn cập nhật thường xuyên tiến độ công việc với nhau. Tất cả các thành viên trong nhóm của mình cũng thường tham gia vào các cuộc họp nhóm thường xuyên hàng tuần và có cơ hội để nói ra những vấn đề của mình. Bọn mình cũng cởi mở để giao tiếp với nhau và sẵn sàng thỏa hiệp khi cần. Ngoài ra, Scrum Masters nên đảm bảo nhóm điều hành các cuộc họp nội bộ thường xuyên để họ có thể minh bạch về công việc mà mỗi thành viên hiện đang làm và yêu cầu hỗ trợ, nếu cần.
#5. Lên kế hoạch phù hợp
Khi đến với Hamsa thì mình cũng được rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch nữa. Mình và các thành viên trong nhóm cùng nhau lên kế hoạch OKR trước khi một quý mới bắt đầu. Bọn mình cùng nhau đặt mục tiêu, những kết quả đo lường hợp lý và đưa ra một kế hoạch chi tiết cho từng tháng, từng tuần một cách chi tiết nữa. Cực kỳ công phu luôn!.
Bọn mình cũng chia khối lượng công việc thành các mục nhỏ, cùng nhau tự đặt thời hạn nội bộ của riêng bọn mình trong các cuộc họp nhóm để các thành viên có thể đáp ứng các mục tiêu chung. Vai trò của một Scrum Master ở đây chỉ là hỗ trợ, đảm bảo rằng cách làm việc của các thành viên trong nhóm phù hợp với kế hoạch chung và đề nghị điều chỉnh nếu cần thiết.
6. Tránh văn hóa đổ lỗi
Khi mọi thứ trở nên tồi tệ, con người thường cố gắng tìm ai đó để đổ lỗi. Tuy nhiên, không ai có thể tránh được thất bại, và có nhiều cách tốt hơn để giải quyết nó. Ví dụ, khái niệm khá nổi tiếng về vụ “cá cược nhỏ” (Little bets) cho rằng mọi người nên coi thất bại là một phản hồi quan trọng từ thực tế có thể cùng nhau điều chỉnh và tiến gần hơn đến thành công. Với một nhóm tự tổ chức, các thành viên trong nhóm phải chấp nhận rằng đây là một phần của quá trình sáng tạo và đổi mới. Thay vì gán tội cho thất bại, hãy tập trung vào các bước cần thiết để đạt được thành công.
7. Thường xuyên xem xét và điều chỉnh lại quy trình làm việc của nhóm
Bọn mình khi làm việc đều sử dụng các cuộc họp nhóm như một cơ hội tuyệt vời để xem xét những quy trình mà nhóm thống nhất và đặt ra có hiệu quả hay không và điều chỉnh, nếu cần thiết. Mỗi người sẽ có cơ hội được nêu ý kiến và yêu cầu nên sửa đổi chỗ nào trong quy trình làm việc để nhóm có thể làm việc với nhau hiệu quả hơn.
Bằng việc xây dựng nhóm tự chủ, chúng mình đã có thể giảm bớt được và dần phá vỡ sự phụ thuộc. Với hướng đi theo mô hình Agile, chúng mình sẽ còn nhiều phương pháp làm việc hay và hữu ích hơn nữa đó. Hãy cùng đón đọc những bài tiếp theo của chúng mình nhé.