Vấn đề điều hành một bộ máy kinh doanh, bất kể quy mô lớn hay nhỏ, đều không phải là chuyện dễ dàng. Để doanh nghiệp đạt được thành công, một người lãnh đạo giỏi là chưa đủ. Tất cả mọi người đều nên có chung chí hướng để đạt được những mục tiêu cụ thể, phục vụ cho việc phát triển doanh nghiệp của mình. Việc đặt ra mục tiêu phù hợp cùng với cách thức thực hiện mục tiêu là rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp phát triển và thành công. Vậy làm thế nào để tạo nên một hệ thống quản trị mục tiêu hiệu quả trong công việc?
Câu trả lời chính là OKR (Objectives and Key Results) – mô hình thiết lập mục tiêu và triển khai kế hoạch nổi tiếng được sử dụng bởi các tập đoàn lớn như Google và Intel. Vậy OKR là gì? Những điểm đặc biệt của OKR, lợi ích mà OKR đem lại cho doanh nghiệp và cách để thiết lập OKR hiệu quả trong công việc là gì? Hãy cùng tìm hiểu với chúng mình nhé!
1.OKR là gì?
OKR là viết tắt của Objectives (Mục tiêu) và Key Results (Kết quả then chốt). Về cơ bản, mục tiêu thường mang tính chất định tính, chính là mong muốn của doanh nghiệp về việc mình sẽ đạt được gì, còn kết quả then chốt sẽ mang tính chất định lượng, chúng biểu hiện việc liệu một doanh nghiệp có khả năng đạt được mục tiêu đã đề ra hay không bằng những con số đo lường cụ thể.
OKR trả lời cho 2 câu hỏi chính là Where và How. Bạn cần đi đến đâu? Đích đến của bạn là gì? Câu trả lời chính là mục tiêu (Objectives). Bạn nên xác định được một đích đến cụ thể và đặt nó làm mục tiêu. Làm thế nào để có thể biết được mình còn cách đích đến đó bao xa? Những kết quả then chốt (Key Results) sẽ trả lời cho câu hỏi này.
Để có thể hình dung được rõ hơn, ta có thể sử dụng một phép ẩn dụ như sau: Đích đến của bạn là đi tới thành phố Hồ Chí Minh và xuất phát từ Hà Nội. Để làm được điều này, giả định bạn chọn cách đi bằng xe khách. Làm sao để đo được mình còn cách đích đến bao xa khi chọn phương tiện đi lại là xe khách? Những kết quả then chốt có thể được coi như là thiết bị GPS của bạn trong trường hợp này. Nó có thể nói lên được khoảng cách cũng như việc bạn có đang đi đúng hướng hay không. Như vậy, thành phố Hồ Chí Minh chính là mục tiêu mà bạn muốn hướng tới, và thiết bị GPS có thể được coi là công cụ nói lên được mình còn cách mục tiêu bao xa.
OKR có thể được chia sẻ trong nội bộ một tổ chức, với mục đích cung cấp cho các nhóm những mục tiêu cụ thể và có những kế hoạch hành động để đạt được những mục tiêu của nhóm, từ đó đóng góp cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Tất cả mọi người trong cùng một nhóm cần có tinh thần chung để cùng đạt được mục tiêu đã đề ra.
Nhìn chung, OKR là một hệ thống quản trị mục tiêu đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Công cụ này đảm bảo việc hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và các cá nhân trong tổ chức được diễn ra xuyên suốt, đồng thời coi trọng đóng góp của cá nhân, nhóm và đo lường được các đóng góp đó để giúp tổ chức phát triển và thành công.
2. Những điểm nổi bật và lợi ích của OKR
- Tập trung hơn vào ý nghĩa của các con số
Thông thường, khi thiết lập mục tiêu, chúng ta thường nghĩ đến những thứ vĩ mô, to tát mà không thực sự hiểu được sự quan trọng của các con số và những kết quả đo lường. Việc thiết lập OKR giúp chúng ta chú ý đến những con số hơn, từ đó đặt thêm nhiều câu hỏi về những tình huống có thể xảy ra cũng như dự đoán tương lai và kết quả đạt được dựa vào những con số cụ thể. Những mục tiêu OKR sẽ không còn là những mục tiêu trên trời, lập ra cho “oách” nữa mà chúng ta có thể chú ý đến những con số hơn để cập nhật tiến độ công việc cũng như biết được liệu mục tiêu mình đặt ra có thực tế hay không.
- Đề cao sự cải thiện không ngừng và gia tăng sự cam kết về mặt thời gian
Khi đặt mục tiêu OKR, những sự nỗ lực cải thiện và cam kết về mặt thời gian của các nhóm và mỗi cá nhân đều được đề cao vì OKR chính là một bản cam kết. Các mục tiêu OKR sẽ không phải là những mục tiêu đề ra cho có, không ai chịu trách nhiệm thực hiện hay mọi người thấy mục tiêu khó quá, không đủ khả năng làm nên bỏ cuộc. Mỗi cá nhân khi đã tham gia vào hệ thống này đều có trách nhiệm và cam kết thực hiện mục tiêu. Ai đề ra mục tiêu nào sẽ có trách nhiệm cập nhật kết quả thường xuyên và điểu chỉnh kế hoạch hay chiến lược cho phù hợp với tình hình hiện tại.
- Đẩy mạnh sự hợp tác và làm việc nhóm
Đây là một quy tắc quan trọng trong khi thực hiện OKR. Yếu tố hợp tác giữa các thành viên trong nhóm góp phần rất lớn trong sự thành công của OKR. Khi đặt mục tiêu OKR cần tối ưu hóa sự hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức cũng như thành viên trong nhóm. Nếu mọi người cùng nhau cố gắng hoàn thành mục tiêu thì khả năng thành công của OKR sẽ cao hơn nhiều.
- Tăng sự đồng bộ
Sự đồng bộ trong công việc là cực kỳ quan trọng, nó góp phần làm tăng năng suất làm việc cũng như kết quả đạt được. OKR góp phần làm tăng sự đồng bộ khi làm việc nhóm, cũng như sự đồng bộ giữa nhóm với mục tiêu chung của một doanh nghiệp. Vì sự hợp tác là một trong những yếu tố quan trọng khi đặt mục tiêu OKR nên sự đồng bộ cũng là một lợi ích mà OKR đem lại. Bên cạnh đó, khi OKR được công khai, mọi người đều thấy được mình sẽ góp phần cho mục tiêu chung của toàn công ty. Nó góp phần làm cho mọi người cảm thấy gắn kết hơn với các hoạt động của doanh nghiệp.
- Đem lại sự minh bạch trong công việc
Sự minh bạch luôn đem đến những lợi ích nhất định đối với một doanh nghiệp, có thể kể đến như được khách hàng tín nhiệm và đối tác làm việc tin tưởng. Điều này mang lại lợi thế cạnh tranh so với những công ty đối thủ khác. OKR có thể đem lại sự minh bạch trong công việc bởi hoạt động thiết lập mục tiêu OKR hiệu quả dựa vào sự đồng bộ cũng như hợp tác giữa công ty, từng team cũng như cá nhân. Mọi doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu và kết quả then chốt có tính minh bạch, rõ ràng để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh. Nhờ vào sự minh bạch mà nhân viên và các phòng ban có thể biết rõ được mình phải làm gì. Chúng ta sẽ hạn chế được những sai sót và rủi ro trong quá trình làm việc.
- Cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về công việc
Thông thường khi đặt mục tiêu, hầu hết ai cũng sẽ nghĩ mục tiêu là thứ gì đó to lớn và phải mang tầm vĩ mô. Mục tiêu lớn đặt ra nhưng thường không có kế hoạch hay sự đo lường cụ thể đối với mục tiêu đó. Với OKR, người thiết lập mục tiêu phải hiểu rõ công việc mình phải làm, đặt mục tiêu mà mình hướng tới cũng như đưa ra những kết quả then chốt đo lường tiến độ công việc. Phải hiểu rõ về công việc thì mới có thể tạo lập được mục tiêu đúng và những kế hoạch hành động cụ thể.
3. Các nguyên tắc để thiết lập OKR hiệu quả
- Không nên chạy theo sự hoàn hảo
Bạn muốn khi tổng kết OKR hằng quý, mình phải có những mục tiêu đạt được 90-100%. Với mong muốn như vậy nên khi bắt đầu thiết lập mục tiêu, bạn chọn nước đi an toàn. Bạn nghĩ nếu mình cứ đặt mục tiêu dễ dàng hay ở trong tầm tay bạn, cuối cùng mình sẽ hoàn thành mục tiêu không mấy khó khăn và kết quả sẽ cực kì hoàn hảo. Với mục tiêu như vậy, bạn sẽ không thực sự cố gắng để bứt phá và sẵn sàng để ra ngoài khu vực an toàn. Vậy nên khi đặt mục tiêu OKR thì đừng chạy theo sự hoàn hảo. Khi bạn hoàn thành được 90-100% mục tiêu đề ra chứng tỏ mục tiêu đấy khá dễ dàng với bạn, bạn không thực sự bỏ quá nhiều công sức để đạt được nó. Mục tiêu OKR nên là thứ gì đó thực sự thử thách bạn và làm bạn phải cố gắng vì nó. Khi thấy mục tiêu OKR của mình hoàn thành thì đừng quá vội mừng vì đó có thể chưa phải là mục tiêu xịn. Bạn nên đặt mục tiêu sao cho đến khi tổng kết, bạn chỉ cần hoàn thành 60-70% là đã có thể tính là hoàn thành rồi. Đôi khi 100% không phải là hoàn toàn tốt.
- Nguyên tắc SMART
Khi thiết lập mục tiêu OKR, đặc biệt là khi đặt ra những kết quả then chốt, chúng ta nên tuân thủ theo nguyên tắc SMART. SMART được viết tắt là:
- Specific: Rõ ràng
- Measurable: Đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Relevant: Có liên quan
- Time bound: Thời hạn có thể đạt được mục tiêu
Đối với mục tiêu, bạn có thể đặt một mục tiêu vĩ mô, mang tính định hướng và nên hỗ trợ, liên quan (relevant) đến mục tiêu chung của công ty. Mặc dù mục tiêu nên có tầm ảnh hưởng lớn và thực sự ấn tượng, bạn cũng nên cân nhắc xem mục tiêu đó có thể đạt được hay không. Khi thiết lập những kết quả then chốt, yếu tố đo lường được cũng như rõ ràng là rất quan trọng. Vì khi nhìn vào những kết quả then chốt, ta có thể biết được còn bao xa nữa thì có thể đạt được mục tiêu. Việc đưa những con số vào sẽ giúp ta hiểu rõ được tiến độ công việc cũng như rõ ràng hơn khi đo lường kết quả công việc.
- Quy trình check-in hàng tuần
Sau khi thiết lập mục tiêu OKR, các bộ phận nên có một phiên check-in theo dạng PPPP ( Last Plan, Progress, Problem, Next Plan) định kì để có thể cập nhật kế hoạch, nêu ra những vấn đề hay tiến trình công việc. Các phiên check-in nên được diễn ra vào đầu tuần và cuối tuần để có thể đạt được hiệu quả cao hơn. Các team cần có những phiên check-in OKR như vậy để có thể nắm rõ được công việc đã hoàn thành đến đâu, có những vấn đề gì mà các thành viên trong nhóm đang gặp phải và cùng nhau đưa ra giải pháp để cải thiện cho tuần tiếp theo, cũng như kế hoạch của mình trong tuần kế tiếp là gì. Trong các phiên họp này nên có một quy trình cụ thể, ví dụ như trình bày Kế hoạch của tuần trước -> Tiến trình công việc -> Vấn đề -> Kế hoạch tiếp theo. Khi thống nhất cụ thể như vậy thì quá trình họp sẽ diễn ra một cách thống nhất và nhanh chóng hơn. Sau mỗi buổi check-in OKR có thể sẽ có những điều chỉnh về mục tiêu cũng như kết quả then chốt kế hoạch hành động để phù hợp hơn với tình hình hiện tại của một nhóm.
Tại Hamsa, chúng mình đang tiến hành thiết lập mục tiêu OKR theo từng quý. Bọn mình được thực hành đặt mục tiêu OKR cho cả team cũng như cá nhân. Mỗi phòng ban sẽ cùng nhau thảo luận về những mục tiêu mà phòng ban đó mong muốn đạt được và chúng có thể đem lại giá trị cho mục tiêu chung của công ty. Khi thảo luận xong và đồng nhất ý kiến về mục tiêu chung, mỗi nhóm sẽ có cơ hội trình bày mục tiêu OKR của nhóm mình trước toàn bộ công ty. Những người khác sẽ đưa ra nhận xét về mục tiêu cũng như những kết quả then chốt của nhóm đó và nhóm sẽ phản biện lại. Với những buổi công khai OKR như vậy, Hamsa đã có thể gia tăng sự minh bạch trong nội bộ công ty cũng như mỗi cá nhân sẽ được rèn luyện khả năng thuyết trình cũng như tư duy phản biện. Vừa được rèn luyện kĩ năng thiết lập mục tiêu OKR, vừa cải thiện được kĩ năng mềm nữa.
Cuối mỗi tuần, bọn mình đã có những phiên check-in OKR theo từng team để có thể cập nhật tiến độ công việc cũng như lập kế hoạch cho tuần tiếp theo. Thành viên mỗi team sẽ chịu trách nhiệm về một mục tiêu nhất định và trình bày theo quy trình PPPP và 5W2H trong mỗi buổi họp OKR. Sau khi tất cả các thành viên trình bày xong, mọi người sẽ cùng nhau thảo luận, đưa ra ý kiến phản biện cũng như những đề xuất để công việc có thể được cải thiện trong tuần tới. Bên cạnh đó, những buổi check-in này cũng là cơ hội để mọi người trong nhóm có thể biết được tiến độ chung của cả team, mục tiêu OKR của mình đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm và cần làm gì để có thể tiến gần đến mục tiêu hơn. Từ khi nhà Hamsa bọn mình áp dụng OKR, sự đồng nhất của một nhóm đã được gia tăng đáng kể. Bọn mình vẫn sẽ tiếp tục áp dụng và cải tiến quy trình OKR để có thể tối ưu nhất hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân cũng như của từng nhóm.
Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc gì liên quan đến OKR, hãy để lại bình luận bên dưới nhé, chúng mình sẽ sẵn lòng giải đáp!