Minh bạch tại công ty/doanh nghiệp

Minh bạch là gì? Hamsa đã làm gì để đảm bảo tính minh bạch?

Trong xu hướng hội nhập hiện nay, khi cơ hội hợp tác quốc tế gia tăng, sự minh bạch được coi là yếu tố mà các doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn để kinh doanh. Và dường như minh bạch không còn là một từ khóa phổ biến nhưng vô thưởng vô phạt, giờ đây nó đã và đang đóng vai trò sống còn của những doanh nghiệp hiện đại.

Vậy minh bạch là gì? Nó có tác động gì tới các doanh nghiệp? Cần làm gì để xây dựng sự minh bạch?

Hãy cùng theo dõi những gì mà Hamsa đã nghiên cứu và cách Hamsa đã hành động để kiến tạo sự minh bạch cho mình!

Bản chất tính minh bạch là gì?

Về mặt ngôn ngữ, tính minh bạch là sự cho phép ánh sáng đi xuyên qua để sự vật hoặc sự việc phía sau có thể nhận dạng được một cách toàn diện.

Vậy, minh bạch trong doanh nghiệp là gì?

Minh bạch trong doanh nghiệp là sự hướng tới bình đẳng trong việc tiếp cận thông tin, trung thực, thẳng thắn về các hoạt động vận hành kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp. Minh bạch cũng là sự cởi mở, đề cao và thực hiện có hiệu quả việc chia sẻ thẳng thắn và rõ ràng về tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi, chiến lược và mọi kết quả đạt được của tổ chức lẫn nhân viên.

Các vai trò của tính minh bạch

Phát triển sự hợp tác

Sự hợp tác trong doanh nghiệp chia ra làm 2 hướng: hợp tác bên ngoài và hợp tác nội bộ.

Đối với hợp tác bên ngoài, chẳng có bất kỳ doanh nghiệp nào lại muốn hợp tác và làm ăn với một tổ chức thiếu tính minh bạch, nhập nhằng trong thông tin, hợp đồng và quy trình làm việc.

Đặt bản thân bạn là một đối tác đại diện cho một doanh nghiệp, trước khi đặt bút ký bất kỳ hợp đồng nào thì điều đầu tiên bạn sẽ làm là tìm hiểu thông tin về họ. Nếu thông tin có sự rõ ràng, chi tiết thì chứng tỏ đây là một tổ chức, cá nhân đáng tin cậy. 

Đối với hợp tác nội bộ trong 1 tổ chức, tính minh bạch có thể gắn kết các thành viên trong và ngoài các bộ phận với nhau. Tại đó, mọi người đều được thông qua các thông tin, kế hoạch, quyết định bình đẳng như nhau, vậy thì chắc chắn họ sẽ biết cách để tối ưu hóa công việc, kết hợp với các đội nhóm khác để đạt được kết quả tốt nhất.

Lưu trữ và sử dụng tài liệu dễ dàng

Một công dụng tuyệt vời của tính minh bạch là tạo ra sự tiện lợi và dễ dàng trong việc sử dụng tài liệu chung của tổ chức.

Minh bạch tài liệu khiến cho các nhân viên đều được tiếp cận công bằng một nguồn thông tin, hơn hết là giúp lưu trữ cho các nhân viên mới mà sẽ thay thế vị trí của ai đó.

Cho ví dụ nếu thông tin của 1 nhân viên làm việc trong ngành marketing, chuyên về hình ảnh, mà không lưu trữ những dữ liệu đó trong file chung của tổ chức. Thì khi người đó nghỉ việc, nguồn hình ảnh phục vụ công việc chung đó sẽ bị mất theo.

Điều đó đồng nghĩa với việc tổ chức và cụ thể hơn là nhân viên vị trí đó sẽ phải mất thời gian, công sức để thiết lập nên một file ảnh phục vụ công việc khác. Thậm chí, những hình ảnh đó có lúc còn không đúng ý bằng hình ảnh cũ.

Do đó, nên dự phòng trước các trường hợp xấu, như cách giúp người mất dữ liệu có thể dễ dàng lấy lại được và còn giúp những nhân viên mới có thể nắm bắt được nhiệm vụ hiện tại của mình.

Nhân viên được đánh giá chính xác và công bằng

Hiện đã có rất nhiều tổ chức xây dựng quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch, công bằng. Để có thể áp dụng cơ chế lương thưởng thì trước hết cần phải đánh giá nhân viên. Việc đánh giá 1 người trong công việc là điều không dễ dàng bởi con người vẫn bị những cảm xúc, cảm tính chi phối. 

Trong các mối quan hệ với cấp trên, cấp dưới hay với đồng nghiệp, có thể bạn sẽ có những cảm tình hoặc suy nghĩ tốt đẹp về một người. Điều đó không có nghĩa là bạn đánh giá người đó cao hơn những người khác.

Cách tốt nhất đó là phải đưa ra được những tiêu chí cố định và lấy chúng làm cơ sở chấm điểm cho các kết quả làm việc của một nhân viên. Tất nhiên, bộ tiêu chí đó sẽ phải được công bố cho mọi thành viên và đảm bảo mỗi người đều nhận được bộ thông tin như nhau.

Ngoài ra, không chỉ xuất phát từ 1 phía trách nhiệm của tổ chức, mà mỗi nhân viên đều cần minh bạch kết quả công việc của bản thân.

“Khi tàu cập bến với cá đầy boong tàu, cá phải chia sao cho công bằng giữa người bỏ tiền mua tàu và các thủy thủ đoàn”

CEO Thế giới di động

Hamsa đã làm gì để xây dựng sự minh bạch

Minh bạch trong chia sẻ thông tin

Cuộc họp quý của Hamsa

Mỗi tổ chức đều có tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị kinh doanh cốt lõi hay những định hướng, thay đổi cho từng quý/năm của mình. Hiện không nhiều công ty công bố điều đó cho nhân viên. Trong một khảo sát của TINYpulse, có một điều ngạc nhiên đó là 58% nhân viên không biết về sứ mệnh và tầm nhìn của công ty mà họ làm việc. Trong xã hội hiện đại ngày nay, khi mà nhân viên làm việc có mục đích hơn trước, thì con số này cũng khá đáng báo động.

Hamsa hướng đến sự minh bạch bằng việc hàng quý, ban lãnh đạo sẽ tổ chức ra 1 buổi họp nhằm nhìn lại những mục tiêu và thành tựu của quý trước, thậm chí từ đầu, đồng thời sẽ thông báo những thay đổi trong quý tiếp theo để mọi người có thể nắm được hoạt động, tiến trình của công ty. Việc chia sẻ thông tin đó sẽ khiến thành viên cảm thấy mình là một phần trong đó và sẵn sàng cống hiến.

Một doanh nghiệp minh bạch sẽ công khai thông tin quan trọng cho nhân viên ở mọi cấp độ của tổ chức thay vì chỉ giữ riêng cho ban lãnh đạo (mục tiêu tổ chức, tiêu chí đo lường năng suất, kế hoạch phân bổ tài nguyên). Nhờ vậy, họ kết nối và tận dụng 100% nguồn lực chất xám của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định tốt hơn.

Ngoài ra, Hamsa cũng luôn minh bạch trong việc chia sẻ tài liệu chung nhằm phục vụ cho công việc và đảm bảo rằng nguồn thông tin đó đều như nhau khi chia sẻ đến với tất cả các thành viên.

Công khai tiến trình các công việc 

Hamsa-ers sử dụng ứng dụng Click Up nhằm theo dõi tiến độ công việc cũng như hiệu suất của dự án. Đồng thời còn giúp các cá nhân có thể sắp xếp công việc gọn gàng, kiểm soát và không bị bỏ sót.

Ngoài ra, trên Click Up, mọi feedback từ cấp trên và facilitator đều được công khai và mọi thành viên đều có thể đọc được. Như vậy, quá trình thực hiện công việc đến feedback và close task đều được công khai với tất thành viên trong team.

Về vấn đề thảo luận công việc, Hamsa-ers có các group chat của từng team và group chat của công ty. Tại các nhóm chat đó, mọi thành viên có thể đưa ý kiến, thắc mắc, hay khó khăn của mình trong công việc và mọi người sẽ cùng thảo luận, đưa ý kiến một cách minh bạch. Đây cũng là cách Hamsa xây dựng được lên một nền văn hóa tương trợ, đoàn kết.

Ngoài ra, các thành viên khác nếu chưa có mặt trong lúc thảo luận cũng có thể nắm bắt được thông tin hay khó khăn mà đồng nghiệp mình đang gặp phải.

Minh bạch trong việc xin nghỉ phép

Trong quý III năm 2021, Hamsa đã triển khai thí điểm chương trình xin nghỉ phép. Vậy chương trình này có điều gì hay và minh bạch?

Chương trình nghỉ phép mới của Hamsa quy định các thành viên nếu muốn nghỉ phép, sẽ không cần nộp đơn hay thông báo lên với sếp. Thay vào đó, việc duyệt đơn nghỉ phép sẽ do chính các thành viên trong team cùng đồng thuận và thông qua. Việc duyệt đơn cũng vô cùng hiện đại với các thao tác trên Zoho people.

Lý do chọn cách làm này một phần do Hamsa mong muốn hướng đến sự minh bạch, đồng thời Hamsa cũng hiểu rằng, cộng sự chính là người nắm rõ tiến độ công việc của nhóm hơn ai hết. Chính những teammate này mới biết rõ việc nghỉ phép của 1 thành viên có ảnh hưởng hay không đến tiến độ công việc hiện tại. 

Thưởng minh bạch

Đối với việc trao thưởng, Hamsa không có hành động trao thưởng riêng cho từng cá nhân nào mà không ai biết cả. Việc thưởng sẽ được công khai cho cả team, và mọi người đều đồng ý với việc trao thưởng đó.

Mỗi thành viên/team sẽ được đánh giá công bằng, công khai và việc trao thưởng cũng sẽ hướng tới sự minh bạch.

Tác động tích cực của việc minh bạch tới Hamsa

Xây dựng niềm tin và tạo sự gắn kết giữa các thành viên

Những người sống có mục đích nói chung đều có mong muốn biết được công việc của mình đóng góp giá trị như thế nào cho mục tiêu chung của tổ chức. Việc Hamsa đáp ứng nhu cầu này bằng cách minh bạch toàn bộ mục tiêu, sứ mệnh, chương trình, giúp tăng sự gắn bó của các thành viên và phát huy hết tiềm năng của họ.

Việc công khai mục tiêu của các nhóm khiến mọi người có thể thấy những gì người khác đang làm. Điều này cũng giúp Hamsa-ers hiểu rõ về các nỗ lực của họ phù hợp hoặc không phù hợp với nỗ lực của tổ chức và của những người đồng nghiệp khác. Từ đó, Hamsa-ers sẽ có sự điều chỉnh về tác phong hiện tại của mình, có xu hướng làm cho liên kết hợp tác đội nhóm tốt hơn.

Đưa ra giải pháp nhanh chóng và chính xác hơn

Việc minh bạch thông tin còn giúp tăng khả năng làm việc nhóm, đồng nghĩa với việc các giải pháp được đưa ra nhanh chóng hơn. Bởi mọi người biết rõ mình sẽ làm gì nếu nắm rõ thông tin.

Khi cởi mở và trung thực với những vấn đề Hamsa đang gặp phải, hoặc nhỏ hơn là các nhóm/cá nhân đang gặp phải, mọi người có thể nhận được sự hỗ trợ đắc lực từ phía nhau. Sự đóng góp ý kiến của nhiều người với nhiều góc nhìn, lối tư duy,… chắc chắn sẽ hiệu quả hơn suy nghĩ của một người.

Ví dụ, nếu dự án của một thành viên sắp đến deadline mà mới chỉ chạy được một nửa, làm sao để cả nhóm cùng biết điều đó và có công tác hỗ trợ? Mấu chốt đó là hãy công khai deadline và tiến độ dự án của mình cùng với khó khăn mình đang gặp phải với cả nhóm để cùng tìm ra cách giải quyết tối ưu nhất.

Tuyển dụng hiệu quả hơn 

Khi Hamsa quyết định hướng tới sự minh bạch, tất yếu cả quá trình tuyển dụng cũng thể hiện rõ điều đó. Bằng việc nêu rõ ràng các thông tin liên quan đến công ty, gồm văn hóa, nhiệm vụ, phúc lợi, trong bản mô tả công việc vị trí đang cần tuyển, giúp Hamsa tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng hơn.

Có thể thấy, so với một quy trình tuyển dụng mập mờ, thiếu sự minh bạch và hầu như thông tin liên quan đến công ty đều bị che giấu thì bản tin đầy đủ sẽ thu hút hơn hẳn. Và tất nhiên những ứng viên có năng lực sẽ thích sự minh bạch của công ty hơn.

Những điều cần lưu ý khi xây dựng tính minh bạch trong tổ chức

Các doanh nghiệp khi xây dựng sự minh bạch cho mình, đừng nên chỉ dừng lại ở mức “thảo luận”. Thay vào đó, nên có kế hoạch hành động cụ thể để truyền tải yếu tố này vào các hoạt động của mình. Sự khác biệt giữa nói và làm nằm ở chỗ nếu doanh nghiệp đang dừng ở mức thảo luận phải thường xuyên nhắc nhở và thúc đẩy tính minh bạch trong mỗi hoạt động, mỗi phòng ban, quy trình, chính sách; họ hiểu rất rõ rằng nếu họ ngưng quá trình thúc đẩy này thì công cuộc xây dựng văn hóa minh bạch trong tổ chức cũng sẽ bị ngừng trệ. Chính vì vậy, sự minh bạch này chỉ mang tính chất ngắn hạn, hệ quả là sẽ không bao giờ sở hữu được nó.

Ngoài ra, khi đã có kế hoạch cụ thể để xây dựng tính minh bạch, cần có sự đồng bộ quá trong toàn bộ quá trình từ văn hóa, các quy trình vận hành, liên lạc, cộng tác giữa các nhóm, đến việc tuyển dụng, hay hỗ trợ khách hàng…

Kết luận

Hamsa đã thảo luận và đưa ra 8 core values để định hướng công ty và các thành viên, trong đó core value số 2 là “Hướng tới sự minh bạch”. Bằng các hành động thiết thực nêu trên, Hamsa đã dần xây dựng được một nền văn hóa minh bạch.

Việc xây dựng một doanh nghiệp minh bạch xứng đáng được đưa vào thành giá trị cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp, được đầu tư sử dụng các công cụ hỗ trợ thực hiện và đo lường phù hợp.

Chúng ta vừa cùng tìm hiểu khái niệm minh bạch là gì và vai trò của nó đối với các doanh nghiệp, Hamsa tin rằng bạn đã có cái nhìn toàn diện về chúng. Còn rất nhiều thông tin khác xoay quanh các giá trị của một nền văn hóa lí tưởng của doanh nghiệp, hãy theo dõi Hamsa để khám phá mỗi ngày.

Nếu bạn là những ứng viên mong muốn được làm việc trong một môi trường công nghệ minh bạch cùng với những con người trẻ trung, thân thiện, hãy gia nhập với chúng tôi tại đây.

Leave a Reply

Your email address will not be published.